Oliver Peterson 6 Ιουλίου 2022 Επιχειρηματικές Λειτουργίες Η συνεχής βελτίωση χωρίς συλλογή δεδομένων είναι σαν να οδηγείτε σε cross country χωρίς πινακίδες ή χάρτη.
Η συλλογή δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας για την πραγματοποίηση βελτιώσεων, διότι χωρίς αυτήν δεν υπάρχει πραγματική απόδειξη για την ύπαρξη οποιουδήποτε προβλήματος.
Γιατί κάνετε βελτιώσεις; Είναι πραγματικά πρόβλημα ή απλώς παραμορφώνεστε από την απογοήτευση αυτή τη στιγμή;
Ναι, η απογοήτευσή σας μπορεί να σας δώσει ενδείξεις για το ποιο είναι το βασικό πρόβλημα, αλλά το να βασίζεστε μόνο στα συναισθήματά σας δεν θα σας δώσει ακριβή αποτελέσματα μακροπρόθεσμα.
Εκεί μπορεί να βοηθήσει η συλλογή δεδομένων. Η δυνατότητα Analytics μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ζωγραφίσει μια αντικειμενική, αμερόληπτη εικόνα της τρέχουσας κατάστασης οποιασδήποτε συγκεκριμένης διαδικασίας και να βοηθήσει στην επισήμανση πιθανών περιοχών που θα μπορούσαν να βελτιωθούν.
Λοιπόν, ας ξεκινήσουμε περπατώντας στα 5 βήματα συνεχούς βελτίωσης για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας:
- Βήμα 1: Προσδιορίστε τη διαδικασία που πρέπει να βελτιωθεί
- Βήμα 2: Αξιολογήστε την αποτελεσματικότητα και καθορίστε βελτιώσεις
- Βήμα 3: Εφαρμογή βελτιώσεων της διαδικασίας
- Βήμα 4: Δοκιμάστε και παρακολουθήστε την ενημερωμένη διαδικασία
- Βήμα 5: Βελτιστοποιήστε τη διαδικασία με αυτοματοποίηση
Βήμα 1: Προσδιορίστε τη διαδικασία που πρέπει να βελτιωθεί
Καμία διαδικασία δεν είναι τέλεια, αλλά υπάρχουν κάποιες που μπορεί να σας δημιουργούν συνεχώς προβλήματα. Από εκεί πρέπει να ξεκινήσετε.
Σημειώστε τη διαδικασία που σπαταλάει συχνά τον χρόνο και τους πόρους εσάς και της ομάδας σας.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να κατανοήσετε πλήρως αυτή τη διαδικασία απαντώντας στις ακόλουθες ερωτήσεις:
- Ποιος είναι ο στόχος της διαδικασίας;
- Πότε αρχίζει και τελειώνει;
- Ποιες είναι οι επιμέρους δραστηριότητες στη διαδικασία;
- Ποια τμήματα/υπάλληλοι εμπλέκονται;
- Ποιες πληροφορίες μεταφέρονται μεταξύ των βημάτων;
Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα βοηθήσουν στην επισήμανση όλων των στοιχείων που συνθέτουν τη διαδικασία και θα διευκρινίσουν πώς να προσεγγίσετε καλύτερα τη βελτιστοποίησή της, ξεκινώντας από τους συγκεκριμένους στόχους που προσπαθεί να επιτύχει αυτή η διαδικασία.
Γιατί πρέπει να τεκμηριώσετε τις διαδικασίες σας
Πριν προχωρήσουμε, είναι σημαντικό να αναρωτηθείτε: Πόσο καλή είναι η τεκμηρίωση της διαδικασίας μου;
Ίσως γνωρίζετε ποιες διαδικασίες πρέπει να ενημερωθούν, αλλά εάν δεν έχετε σαφή τεκμηρίωση διαδικασίας, η συνεχής βελτίωση είναι ουσιαστικά αδύνατη.
Έρευνα ανατροφοδότησης kroger για σημεία καυσίμου
Η συνεχής βελτίωση λειτουργεί μόνο εάν μπορείτε να δείτε πώς λειτουργούσε κάτι πριν και να το συγκρίνετε με τις αλλαγές που έχετε κάνει. Η ύπαρξη σαφώς γραμμένης, προσβάσιμης τεκμηρίωσης διαδικασίας είναι ο καλύτερος τρόπος για να διευκολυνθεί η συνεχής βελτίωση.
Βήμα 2: Αξιολογήστε την αποτελεσματικότητα και καθορίστε βελτιώσεις
Τώρα που έχετε διαμορφώσει τη διαδικασία σας, είναι καιρός να αξιολογήσετε την αποτελεσματικότητά της και να καθορίσετε ποιες βελτιώσεις θα ήταν οι βέλτιστες.
Ξεκινήστε καταγράφοντας τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία της διαδικασίας. Αυτό θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τι λειτουργεί και τι όχι και πού θα μπορούσαν να γίνουν βελτιώσεις.
Μπορεί να διαπιστώσετε ότι ορισμένες από τις εργασίες δεν είναι καν απαραίτητες για την επίτευξη του τελικού στόχου. Εάν το αντιμετωπίσετε, σκεφτείτε να ενοποιήσετε ορισμένες από αυτές τις εργασίες ή ακόμα και να τις απαλλαγείτε εντελώς. Είναι πάντα καλύτερο να υπάρχει μια διαδικασία που είναι συνοπτική και ακριβής παρά μια διαδικασία που μπορεί να είναι υπερβολικά περίπλοκη ή μπερδεμένη σε αυτό που προσπαθεί να επιτύχει.
Βήμα 3: Εφαρμογή βελτιώσεων της διαδικασίας
Εάν έχετε τη διαδικασία σας καλά τεκμηριωμένη, ή ακόμα καλύτερα, χρησιμοποιείτε ένα λογισμικό διαχείρισης διεργασιών , αυτή η εργασία θα πρέπει να είναι τόσο εύκολη όσο η διαδικασία βήμα προς βήμα και η πραγματοποίηση αλλαγών καθώς προχωράτε.
Μια καλύτερη πρακτική για συνεχή βελτίωση είναι να επαναλαμβάνετε νέες εκδόσεις μιας διαδικασίας κάθε φορά που κάνετε αλλαγές. Αυτό βοηθά στην αποφυγή παραβάσεων και διευκολύνει την παρακολούθηση και σύγκριση δεδομένων μεταξύ διαφορετικών εκδόσεων μιας διαδικασίας, ώστε να μπορείτε να προσδιορίσετε με ακρίβεια εάν οι αλλαγές είναι πραγματικά βελτιώσεις.
Μια άλλη συμβουλή είναι να διατηρείτε ένα απλό αρχείο καταγραφής τυχόν αλλαγών που κάνετε σε κάθε επανάληψη, ώστε να είναι ευκολότερο να μοιράζεστε γνώσεις και να διασφαλίζετε ότι όλοι κατανοούν ποιες αλλαγές έγιναν, από ποιον και πότε.
Βήμα 4: Δοκιμάστε και παρακολουθήστε την ενημερωμένη διαδικασία
Η δοκιμή είναι σημαντική, κυρίως για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε σπάσει τίποτα. Εκτελέστε τη διαδικασία, ιδανικά σε όσο το δυνατόν πιο κοντά στις πραγματικές συνθήκες, και βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται.
Εξετάστε τον τελικό στόχο της διαδικασίας – επιτυγχάνεται ακόμη;
Αφού διαπιστώσετε ότι οι βελτιώσεις της διαδικασίας είναι λειτουργικές, μπορείτε να αρχίσετε να συλλέγετε δεδομένα για να αξιολογήσετε την επιτυχία τυχόν αλλαγών.
Χρήση του Process Street Analytics
Το να μπορείτε να βλέπετε την απόδοση των διαδικασιών σας, της ομάδας σας ή των πελατών σας είναι κρίσιμο για να κατανοήσετε εάν οι αλλαγές που έχετε κάνει είναι πραγματικά πιο αποτελεσματικές.
Πληροφορίες όπως η πρόοδος της εργασίας και οι ενεργές/ολοκληρωμένες εκτελέσεις ροής εργασίας μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε τα σημεία συμφόρησης και να κατανοήσετε πώς ανταποκρίνεται η ομάδα σας στις αλλαγές.
Κάντε κλικ εδώ για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη λειτουργία Analytics της Process Street.
Βήμα 5: Βελτιστοποιήστε τη διαδικασία με αυτοματοποίηση
Σε αυτό το σημείο, ουσιαστικά έχετε τελειώσει. Έχετε εντοπίσει και εφαρμόσει βελτιώσεις και θα πρέπει να μπορείτε να παρακολουθείτε αυτές τις αλλαγές με την πάροδο του χρόνου για να αξιολογήσετε την επιτυχία.
Αλλά αν θέλετε να κάνετε το επιπλέον μίλι και να αξιοποιήσετε στο έπακρο το λογισμικό διαχείρισης ροής εργασιών , ήρθε η ώρα να εξετάσετε ποιες εργασίες (αν υπάρχουν) θα μπορούσαν να αυτοματοποιηθούν.
Πρώτα απ 'όλα - απλά για να το ξεμπερδέψετε - εάν χρησιμοποιείτε χαρτί, θα δείτε σχεδόν σίγουρα κέρδη αποτελεσματικότητας εάν μεταβείτε στη διαχείριση ψηφιακών διαδικασιών.
πιστότητα διαθέσιμη για ανάληψη
Για τους υπόλοιπους από εσάς, εάν μεταφέρετε δεδομένα μεταξύ εφαρμογών (για παράδειγμα, προσθέτοντας αρχεία Dropbox με μη αυτόματο τρόπο στο Google Drive), θα πρέπει να δείτε εάν μπορείτε να εξαλείψετε μη αυτόματες εργασίες με έναν από τους εγγενείς Αυτοματισμούς μας .
Αξίζει επίσης να ελέγξετε τα Zapier, Power Automate και Make.com καθώς υπάρχουν πολλοί αυτοματισμοί διαθέσιμοι εκεί.
Πώς σας φάνηκε τα 5 βήματα συνεχούς βελτίωσης μας; Έχετε κάποιες συμβουλές που μπορεί να έχουμε παραλείψει; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω!
