Microsoft Excel Οι ροές εργασίας είναι ένα πραγματικό πράγμα που υπάρχει. Ξέρατε ότι? δεν το έκανα. Νόμιζα ότι το Excel ήταν μόνο για τη δημιουργία γραφημάτων και γραφημάτων, αλλά είναι αλήθεια!
Μπορείτε πραγματικά να δημιουργήσετε ροές εργασίας χρησιμοποιώντας το Excel. Και δεν χρειάζεται να είναι ιδιαίτερα περίπλοκο. Νόμιζα ότι θα ήταν τρομερά δύσκολο, αλλά μια βασική ροή εργασίας μπορεί να γίνει ακολουθώντας 15 απλά βήματα.
Σε αυτό το άρθρο, θα αναλύσω τα βήματα της δημιουργίας μιας ροής εργασίας του Excel μαζί με το σε τι μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε.
Θα συζητήσουμε επίσης εάν οι ροές εργασίας του Excel είναι πραγματικά σύγχρονες στον σύγχρονο κόσμο της ροής εργασίας και θα δούμε μερικές εξαιρετικές εναλλακτικές λύσεις.
Πάμε!
Τι είναι η ροή εργασίας;
Για να ξεκινήσουμε, ας επιστρέψουμε στα βασικά και ας αναλύσουμε τι είναι στην πραγματικότητα μια ροή εργασίας.
Μια ροή εργασίας είναι μια ακολουθία διασυνδεδεμένων βημάτων ή εργασιών που είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης διαδικασίας ή την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου. Αντιπροσωπεύει τη ροή δραστηριοτήτων, πληροφοριών και πόρων μέσα στο εργασιακό περιβάλλον ενός οργανισμού ή ενός ατόμου.
Οι ροές εργασίας έχουν σχεδιαστεί για να απλοποιούν και να αυτοματοποιούν επαναλαμβανόμενες ή πολύπλοκες εργασίες, διασφαλίζοντας ότι η εργασία προχωρά αποτελεσματικά και με συνέπεια. Παρέχουν ένα δομημένο πλαίσιο που καθορίζει τη σειρά, τις εξαρτήσεις και τις αλληλεπιδράσεις μεταξύ των διαφορετικών δραστηριοτήτων που εμπλέκονται σε μια διαδικασία.
Οι ροές εργασίας μπορεί να είναι χειροκίνητες ή αυτοματοποιημένες, ανάλογα με την πολυπλοκότητα και τη διαθεσιμότητα εργαλείων ή λογισμικού για την υποστήριξη της διαδικασίας. Τα εργαλεία αυτοματισμού, συμπεριλαμβανομένων των εφαρμογών λογισμικού ή των συστημάτων διαχείρισης ροής εργασίας, μπορούν να βοηθήσουν στην αυτοματοποίηση και τον εξορθολογισμό των εργασιών, μειώνοντας τη μη αυτόματη προσπάθεια και το ανθρώπινο λάθος.
Πώς να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας στο Excel
Η δημιουργία ροών εργασίας με το Excel δεν είναι τόσο απλή όσο η χρήση λογισμικού ροής εργασιών, επειδή δεν σχεδιάστηκε για να είναι εργαλείο ροής εργασίας, είναι εργαλείο υπολογιστικών φύλλων . Ωστόσο, υπάρχουν ακόμα τρόποι μπορείς να κάνεις και ακόμη και αυτοματοποιήστε τις ροές εργασίας χρησιμοποιώντας το Excel, οπότε ας δούμε τη διαδικασία βήμα προς βήμα.
Είσοδος www.doculivery.com
Βήμα 1: Προσδιορίστε τη ροή εργασίας
Καθορίστε τη συγκεκριμένη διαδικασία ή εργασία που θέλετε να κάνετε βελτιστοποιήστε χρησιμοποιώντας το Excel . Θα μπορούσε να είναι οτιδήποτε, από την εισαγωγή και ανάλυση δεδομένων έως τη διαχείριση έργου ή την παρακολούθηση αποθέματος.
Βήμα 2: Καθορίστε τις εισόδους και τις εξόδους
Προσδιορίστε τις εισόδους (δεδομένα, φόρμες ή άλλους πόρους) που απαιτούνται για την εκκίνηση της ροής εργασιών και τα επιθυμητά αποτελέσματα (αναφορές, υπολογισμοί ή ειδοποιήσεις) που περιμένετε από τη διαδικασία.
Βήμα 3: Σχεδιάστε τα βήματα
Αναλύστε τη ροή εργασίας σε μεμονωμένα βήματα ή στάδια. Εξετάστε τη σειρά και τις εξαρτήσεις κάθε βήματος. Για πολύπλοκες ροές εργασίας, ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε διαγράμματα ροής ή διαγράμματα για να οπτικοποιήσετε τη διαδικασία.
Βήμα 4: Δημιουργήστε φύλλα εργασίας
Ανοίξτε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel και δημιουργήστε φύλλα εργασίας για κάθε βήμα στη ροή εργασίας σας. Ονομάστε κάθε φύλλο εργασίας περιγραφικά για να αντιπροσωπεύσετε το σκοπό του.
Βήμα 5: Σχεδιάστε φόρμες εισαγωγής δεδομένων
Εάν η ροή εργασίας σας περιλαμβάνει Βήμα 6: Εισαγάγετε δεδομένα
Ξεκινήστε να εισάγετε δεδομένα στα κατάλληλα φύλλα εργασίας ή φόρμες. Ανάλογα με τη ροή εργασίας σας, μπορεί να χρειαστεί να εισαγάγετε δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο ή να τα εισαγάγετε από εξωτερικές πηγές.
Βήμα 7: Χρησιμοποιήστε τύπους και συναρτήσεις
Αξιοποιήστε τους τύπους και τις λειτουργίες του Excel για να αυτοματοποιήσετε τους υπολογισμούς, τον χειρισμό δεδομένων και την ανάλυση δεδομένων. Χρησιμοποιήστε λειτουργίες όπως
- ΑΘΡΟΙΣΜΑ
- ΜΕΣΗ ΤΙΜΗ
- ΑΝ
- VLOOKUP
για να εκτελέσετε υπολογισμούς και να δημιουργήσετε τα επιθυμητά αποτελέσματα.
Βήμα 8: Εφαρμογή μορφοποίησης και μορφοποίησης υπό όρους
Μορφοποιήστε τα δεδομένα σας κατάλληλα για να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα. Χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνετε συγκεκριμένες συνθήκες ή μοτίβα στα δεδομένα σας.
Βήμα 9: Δημιουργήστε οπτικοποιήσεις
Βήμα 10: Χρησιμοποιήστε μακροεντολές
Εάν η ροή εργασίας σας απαιτεί επαναλαμβανόμενες εργασίες, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές για να τις αυτοματοποιήσετε. Οι μακροεντολές μπορούν να εγγραφούν ή να γραφτούν χρησιμοποιώντας VBA (Visual Basic for Applications) για την εκτέλεση ενεργειών και την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών με το πάτημα ενός κουμπιού.
Βήμα 11: Εφαρμογή επικύρωσης δεδομένων
Εφαρμόστε κανόνες επικύρωσης δεδομένων για να διασφαλίσετε την ακεραιότητα των δεδομένων. Χρησιμοποιήστε τεχνικές επικύρωσης για να περιορίσετε την εισαγωγή δεδομένων σε συγκεκριμένα εύρη, μορφές ή λίστες.
Βήμα 12: Προσθέστε υπερσυνδέσμους και πλοήγηση
Εάν η ροή εργασίας σας περιλαμβάνει μεταπήδηση μεταξύ διαφορετικών τμημάτων του βιβλίου εργασίας, δημιουργήστε υπερσυνδέσμους ή κουμπιά πλοήγησης για να διευκολύνετε την εύκολη πλοήγηση.
Βήμα 13: Δοκιμή και επανάληψη
Μόλις ρυθμιστεί η ροή εργασίας σας, δοκιμάστε τη διεξοδικά για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί όπως αναμένεται. Προσδιορίστε τυχόν προβλήματα ή τομείς προς βελτίωση και κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές για να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασίας.
Βήμα 14: Τεκμηριώστε τη ροή εργασίας
Δημιουργήστε σαφή τεκμηρίωση που περιγράφει τη ροή εργασίας, τον σκοπό της και τα βήματα που απαιτούνται. Συμπεριλάβετε οδηγίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης και διατήρησης της ροής εργασιών για να διασφαλίσετε τη συνέπεια.
Βήμα 15: Εκπαίδευση χρηστών (εάν υπάρχει)
Εάν άλλοι θα χρησιμοποιούν τη ροή εργασίας, παρέχετε εκπαίδευση για να βεβαιωθείτε ότι κατανοούν πώς να χρησιμοποιούν και να ακολουθούν αποτελεσματικά τη ροή εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν ότι είναι κάτι περισσότερο από ένα απλό υπολογιστικό φύλλο.
Θυμηθείτε, οι ροές εργασίας στο Excel μπορεί να κυμαίνονται από απλές έως πολύπλοκες. Ξεκινήστε με μια απλή διαδικασία και σταδιακά προσθέστε πολυπλοκότητα καθώς εξοικειώνεστε περισσότερο με τις δυνατότητες και τις δυνατότητες του Excel. Υπάρχουν μάλιστα και μερικά πρότυπα που μπορείτε να ελέγξετε !
Περιπτώσεις χρήσης ροής εργασίας του Excel
Το Excel είναι ένα ευέλικτο εργαλείο που μπορεί να εφαρμοστεί σε διάφορες περιπτώσεις χρήσης ροής εργασιών σε κλάδους και λειτουργίες. Ακολουθούν πέντε συνήθεις περιπτώσεις χρήσης όπου οι ροές εργασίας του Excel μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα και να εξορθολογίσουν τις διαδικασίες:
Εισαγωγή και ανάλυση δεδομένων
Το Excel χρησιμοποιείται ευρέως για εργασίες εισαγωγής και ανάλυσης δεδομένων, δημιουργώντας δομημένες φόρμες εισαγωγής δεδομένων, εφαρμόζοντας επικύρωση δεδομένων και χρησιμοποιώντας τύπους και συναρτήσεις. Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τους υπολογισμούς, να εκτελέσετε ανάλυση δεδομένων και να δημιουργήσετε αναφορές.
Διαχείριση έργου
Το Excel είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για τη διαχείριση έργων, που σας δίνει τη δυνατότητα να σχεδιάζετε, να παρακολουθείτε την πρόοδο και να διαχειρίζεστε δεδομένα που σχετίζονται με το έργο. Μπορείτε να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt, λίστες εργασιών και χρονοδιαγράμματα για να οπτικοποιήσετε τα χρονοδιαγράμματα έργων.
Διαθέτει μορφοποίηση υπό όρους που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την επισήμανση ορόσημων, προθεσμιών και κρίσιμων διαδρομών. Ενσωματώνοντας δεδομένα έργου με τύπους και συναρτήσεις, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τους υπολογισμούς, να παρακολουθήσετε την κατανομή πόρων και να παρακολουθήσετε τα έξοδα του έργου.
Προϋπολογισμός και οικονομικός προγραμματισμός
Το Excel χρησιμοποιείται συνήθως για ροές εργασιών προϋπολογισμού και οικονομικού σχεδιασμού. Μπορείτε να δημιουργήσετε ολοκληρωμένα πρότυπα προϋπολογισμού, να παρακολουθείτε τα έξοδα, να προβλέψετε έσοδα και να υπολογίσετε οικονομικούς δείκτες.
Οι ενσωματωμένες λειτουργίες του, όπως SUM, AVERAGE και IF, σας δίνουν τη δυνατότητα να εκτελείτε υπολογισμούς και να αναλύετε οικονομικά δεδομένα. Συνδέοντας φύλλα εργασίας και χρησιμοποιώντας την επικύρωση δεδομένων του Excel, μπορείτε να εξασφαλίσετε ακριβή και συνεπή οικονομικό σχεδιασμό.
Διαχείριση αποθεμάτων
Για ροές εργασιών διαχείρισης αποθέματος, μπορείτε να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε τα επίπεδα αποθέματος, τις κινήσεις αποθεμάτων και τα σημεία αναδιάταξης. Η δυνατότητα μορφοποίησης υπό όρους μπορεί να επισημάνει τα χαμηλά επίπεδα αποθέματος ή τις επερχόμενες ημερομηνίες αναπαραγγελίας. Χρησιμοποιώντας τύπους και συναρτήσεις, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τους υπολογισμούς του αποθέματος, όπως η αναδιάταξη της ποσότητας και η συνολική αποτίμηση του αποθέματος.
Ανθρώπινο δυναμικό
Το Excel είναι πολύτιμο για τις ροές εργασίας ανθρώπινων πόρων (HR), συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης δεδομένων υπαλλήλων, της παρακολούθησης παρουσίας, της ενσωμάτωσης εργαζομένων και των αξιολογήσεων απόδοσης. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία βάσεων δεδομένων υπαλλήλων, την καταγραφή προσωπικών στοιχείων, την παρακολούθηση αδειών και τον υπολογισμό της μισθοδοσίας.
Χρησιμοποιώντας τύπους και συναρτήσεις, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τους υπολογισμούς της παρουσίας, να δημιουργήσετε αναφορές και να εκτελέσετε αναλύσεις HR. Η μορφοποίηση υπό όρους μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον εντοπισμό καθυστερημένων αξιολογήσεων ή απαιτήσεων εκπαίδευσης.
Χαρακτηριστικά ροής εργασίας του Excel
Ακολουθεί μια ανάλυση ορισμένων από τις δυνατότητες του Excel που έχουμε ήδη δει στις περιπτώσεις χρήσης, μαζί με μερικές άλλες πραγματικά χρήσιμες:
Εισαγωγή και επικύρωση δεδομένων
Το Excel παρέχει μια φιλική προς το χρήστη διεπαφή για την εισαγωγή δεδομένων. Μπορείτε να σχεδιάσετε προσαρμοσμένες φόρμες εισαγωγής δεδομένων χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες του Excel, όπως την επικύρωση δεδομένων, τις αναπτυσσόμενες λίστες και τους περιορισμούς εισαγωγής. Αυτό διασφαλίζει ότι τα δεδομένα που εισάγονται στο βιβλίο εργασίας ακολουθούν συγκεκριμένους κανόνες ή συμμορφώνονται με προκαθορισμένα κριτήρια.
Υπολογισμοί και τύποι
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τύπους για να εκτελέσετε βασικές αριθμητικές πράξεις, να συγκεντρώσετε δεδομένα, να εκτελέσετε υπολογισμούς υπό όρους και πολλά άλλα. Αυτοί οι υπολογισμοί μπορούν να ενσωματωθούν στη ροή εργασιών σας για τη δημιουργία αποτελεσμάτων και τον εξορθολογισμό των διαδικασιών.
Μορφοποίηση υπό όρους
Η μορφοποίηση υπό όρους σάς δίνει τη δυνατότητα να επισημάνετε συγκεκριμένες συνθήκες ή μοτίβα στα δεδομένα σας. Ρυθμίζοντας κανόνες, μπορείτε να μορφοποιήσετε αυτόματα κελιά με βάση τα κριτήρια που ορίζετε.
Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για τον οπτικό εντοπισμό σημαντικών δεδομένων, σφαλμάτων ή τάσεων, διευκολύνοντας την ανάλυση και την ερμηνεία των πληροφοριών.
Ανάλυση δεδομένων
Υπάρχουν διάφορα εργαλεία ανάλυσης δεδομένων, όπως PivotTables, Power Query και Power Pivot, που σας επιτρέπουν να αναλύετε και να μετασχηματίζετε μεγάλα σύνολα δεδομένων αποτελεσματικά. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν να φιλτράρετε, να ταξινομήσετε, να ομαδοποιήσετε και να συνοψίσετε δεδομένα για να εξαγάγετε σημαντικές πληροφορίες.
Λογική υπό όρους και αυτοματισμός
Οι συναρτήσεις και τα χαρακτηριστικά της λογικής υπό όρους, όπως οι δηλώσεις IF, οι ένθετες συναρτήσεις και οι μακροεντολές, σας επιτρέπουν να αυτοματοποιείτε τις διαδικασίες και να δημιουργείτε ροές εργασίας λήψης αποφάσεων.
Ρυθμίζοντας τη λογική υπό όρους, μπορείτε να δώσετε εντολή στο Excel να εκτελεί διαφορετικές ενέργειες με βάση συγκεκριμένες συνθήκες. Οι μακροεντολές, που δημιουργήθηκαν με χρήση VBA, σας επιτρέπουν να αυτοματοποιείτε επαναλαμβανόμενες εργασίες και να εκτελείτε μια σειρά ενεργειών με ένα μόνο κλικ.
Γιατί το Excel δεν είναι το καλύτερο μέρος για τη δημιουργία ροών εργασίας
Ενώ το Excel μπορεί να είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για ορισμένες ροές εργασίας, υπάρχουν περιορισμοί που μπορεί να το κάνουν λιγότερο κατάλληλο για πολύπλοκες ή κλιμακούμενες ροές εργασίας. Ακολουθούν μερικοί λόγοι για τους οποίους το Excel μπορεί να μην είναι η καλύτερη επιλογή για ροές εργασίας σε ορισμένα σενάρια:
Περιορισμένη επεκτασιμότητα
Η επεκτασιμότητα του Excel περιορίζεται από το μέγεθος και την πολυπλοκότητα των δεδομένων και τον αριθμό των χρηστών που έχουν πρόσβαση στο βιβλίο εργασίας.
Μεγάλα σύνολα δεδομένων ή ροές εργασίας που περιλαμβάνουν εκτεταμένους υπολογισμούς μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα απόδοσης και να επιβραδύνουν την εφαρμογή. Καθώς η ροή εργασίας μεγαλώνει σε πολυπλοκότητα και ο αριθμός των χρηστών αυξάνεται, το Excel μπορεί να γίνει λιγότερο αποτελεσματικό και πιο επιρρεπές σε σφάλματα.
Έλλειψη συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο
Ενώ το Excel προσφέρει δυνατότητες συνεργασίας, όπως κοινόχρηστα βιβλία εργασίας και αλλαγές παρακολούθησης, δεν έχει σχεδιαστεί για συνεργασία σε πραγματικό χρόνο . Πολλοί χρήστες δεν μπορούν να εργαστούν ταυτόχρονα στο ίδιο βιβλίο εργασίας του Excel και οι ενημερώσεις που γίνονται από έναν χρήστη ενδέχεται να μην είναι άμεσα ορατές σε άλλους.
Περιορισμένη αυτοματοποίηση ροής εργασιών
Το Excel παρέχει βασικές δυνατότητες αυτοματισμού μέσω τύπων, συναρτήσεων και μακροεντολών. Ωστόσο, η δημιουργία πολύπλοκων και εξελιγμένων αυτοματοποιημένων ροών εργασίας μπορεί να απαιτεί πιο προηγμένα εργαλεία ή γλώσσες προγραμματισμού.
Οι δυνατότητες αυτοματοποίησης του Excel μπορεί να μην επαρκούν για ροές εργασίας που περιλαμβάνουν περίπλοκη λογική υπό όρους, ενοποίηση με εξωτερικά συστήματα ή πολύπλοκο χειρισμό δεδομένων.
Κίνδυνοι ακεραιότητας δεδομένων και ασφάλειας
Τα αρχεία Excel μπορεί να είναι επιρρεπή σε ζητήματα ακεραιότητας δεδομένων, ειδικά όταν πολλοί χρήστες εργάζονται ταυτόχρονα στο ίδιο βιβλίο εργασίας.
Η ταυτόχρονη επεξεργασία, οι εσφαλμένες αναφορές τύπου ή η τυχαία διαγραφή δεδομένων μπορεί να οδηγήσει σε ασυνέπειες και σφάλματα δεδομένων. Επιπλέον, τα αρχεία ενδέχεται να στερούνται ισχυρών χαρακτηριστικών ασφαλείας , καθιστώντας τα ευάλωτα σε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή παραβιάσεις δεδομένων.
πρότυπο κάρτας σημειώσεων
Εναλλακτικές για τις ροές εργασίας του Excel
Εάν οι ροές εργασίας του Excel λειτουργούν καλά για εσάς, τέλεια! Δεν είμαι εδώ για να βρέξω στην παρέλασή σας. Κάνεις ό,τι καλύτερο για σένα και την ομάδα σου. Δημοσιεύομαι!
Ωστόσο, εάν έχετε δοκιμάσει ροές εργασίας του Excel και δεν είναι οι κατάλληλες για εσάς, σκεφτείτε αυτήν την εναλλακτική: λογισμικό διαχείρισης ροής εργασιών.
Το έθιξα λίγο στην πρώτη ενότητα όταν ορίσαμε ροές εργασίας, αλλά αξίζει να το δούμε λίγο πιο προσεκτικά. Το Excel δεν σχεδιάστηκε για διαχείριση ροής εργασιών. Αν και έχει τη δυνατότητα να το κάνει, η ρύθμιση και η διατήρησή του μπορεί να γίνει πολύ περίπλοκη πολύ γρήγορα.
Το λογισμικό διαχείρισης ροής εργασιών έχει σχεδιαστεί για να κάνει τις ροές εργασιών αυτοματισμού κτιρίων γρήγορες και εύκολες. Είναι πολύ πιο φιλικά προς το χρήστη, διαθέτουν πολλές από τις ίδιες δυνατότητες με το Excel, αλλά με λιγότερη μη αυτόματη ρύθμιση και επιτρέπουν τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο.
Το Process Street είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο ροής εργασίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στη θέση του Excel και αν θέλετε να το δείτε σε δράση και να ζήσετε πόσο διαφορετικό είναι, κάντε κράτηση για μια δωρεάν επίδειξη ! Ένα μέλος της ομάδας θα σας δείξει με χαρά πώς λειτουργεί και πώς μπορεί να βελτιώσει τις ροές εργασίας σας.
