Πώς να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας στο SharePoint

Επισκόπηση της ροής εργασίας του SharePoint

Η ροή εργασίας του SharePoint μπορεί να απλοποιήσει τις επιχειρηματικές διαδικασίες με την αυτοματοποίηση. Βοηθά στην παρακολούθηση των διαδικασιών, στη διαχείριση πόρων και στη μεταφορά γνώσης. Διατίθενται προκατασκευασμένες ροές εργασίας, όπως διαδικασίες έγκρισης και διαχείριση αιτημάτων. Ωστόσο, η προσαρμογή των ροών εργασίας με το Power Automate μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να αξιοποιήσουν ακόμη περισσότερο.

Για να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας στο SharePoint:

1. Μεταβείτε στον ιστότοπο στον οποίο θέλετε να προσθέσετε τη ροή εργασίας.
2. Μεταβείτε στη σελίδα ρυθμίσεων τοποθεσίας.
3. Επιλέξτε «χαρακτηριστικά ιστότοπου» από το μενού «ενέργειες ιστότοπου».
4. Κάντε κλικ στο «Δημιουργία ροής εργασιών στο SharePoint designer».

SharePoint Designer σας επιτρέπει να προσαρμόσετε οπτικά πτυχές μιας ροής εργασίας. Παρακολουθήστε τις συνθήκες που ξεκινούν τη ροή εργασίας και αναθέστε καθήκοντα σε υπεύθυνα άτομα. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον αυτοματισμό, χρησιμοποιήστε πρότυπα Power Automate για να απλοποιήσετε τις διαδικασίες.

Κάντε τη ροή εργασίας εύκολη με αυτές τις συμβουλές εγκατάστασης του SharePoint!

Ρύθμιση ροής εργασίας στο SharePoint

Για να ρυθμίσετε μια ροή εργασίας στο SharePoint με καθορισμένους στόχους και προσδιορισμένες διαδικασίες και συμμετέχοντες, πρέπει να ακολουθήσετε τα σωστά βήματα. Σε αυτήν την ενότητα, θα συζητήσουμε εν συντομία τις υποενότητες του καθορισμού στόχων για τη ροή εργασίας, του προσδιορισμού της διαδικασίας και των συμμετεχόντων, του σχεδιασμού βημάτων και ενεργειών ροής εργασίας και της δημιουργίας προτύπων ροής εργασίας. Αυτά τα βήματα θα παρέχουν μια ολοκληρωμένη λύση για τη δημιουργία μιας ροής εργασίας στο SharePoint.

Καθορισμός στόχων για τη ροή εργασίας

Για να εξασφαλιστεί η επιτυχία σε Κοινόχρηστο σημείο , οι στόχοι πρέπει να ορίζονται σαφώς. Οι στόχοι πρέπει να είναι ρεαλιστικοί και να επικεντρώνονται στις ανάγκες του οργανισμού. Συμμετέχετε από νωρίς τους τελικούς χρήστες στον καθορισμό των KPI ή άλλων μέτρων επιτυχίας. Επιπροσθέτως, ασφάλεια και προστασία πρέπει να ληφθούν υπόψη.

Επαγγελματική συμβουλή: Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι συμμετέχουν στη θέσπιση στόχων για να κερδίσουν την αγορά και να διατηρήσουν τους πάντες σε καλό δρόμο. Ενισχύστε τη ροή εργασιών ντετέκτιβ με Κοινόχρηστο σημείο !

Διαδικασία αναγνώρισης και συμμετεχόντων

Προσδιορίστε τη διαδικασία και τους συμμετέχοντες για την ομαλή λειτουργία της ροής εργασίας σας στο SharePoint. Προσδιορίστε τα βήματα που απαιτούνται και ποιος θα είναι μέρος σε κάθε στάδιο. Η καλή επικοινωνία με όλους τους εμπλεκόμενους θα βελτιώσει τη διαδικασία, θα μειώσει τα λάθη και θα δημιουργήσει υπευθυνότητα.

Βασικά βήματα για να επιτευχθεί αυτό:

1. Αναθέστε ρόλους και ευθύνες.
2. Συμμετάσχετε τα ενδιαφερόμενα μέρη, ώστε όλοι να γνωρίζουν τα καθήκοντά τους και να μπορούν να συνεισφέρουν.
3. Δημιουργήστε ένα πλαίσιο για την παρακολούθηση των ορόσημων και τη μέτρηση της προόδου.

Ελέγξτε τη ροή εργασιών τακτικά. Επικυρώστε τη διαδικασία και αναζητήστε ευκαιρίες βελτίωσης. Οι αξιολογήσεις των εποπτών δείχνουν διαφάνεια μεταξύ των εργαζομένων.

Για επιτυχία:

• Αναγνωρίζω τη διαδικασία και τους συμμετέχοντες
• Αναθέστε ρόλους και ευθύνες
• Παρακολούθηση ορόσημων και να εμπλέξει τους ενδιαφερόμενους στη δημιουργία και την αναθεώρηση διαδικασιών

Αποκτήστε την τέλεια σειρά ενεργειών με έναν οδηγό βήμα προς βήμα.

Σχεδιασμός βημάτων και ενεργειών ροής εργασίας

Όταν σχεδιάζετε μια ροή εργασίας, ορίστε τον στόχο και καθορίστε το επιθυμητό αποτέλεσμα . Στη συνέχεια, προσδιορίστε τις επιμέρους εργασίες και ποιος θα είναι υπεύθυνος για αυτές. Περιγράψτε τις εγκρίσεις, τις αξιολογήσεις και τις ειδοποιήσεις σε κάθε βήμα. Δημιουργήστε και δοκιμάστε τη ροή εργασίας .

Εχε στο νου σου οτι πόρους, χρονοδιαγράμματα και κινδύνους όλα επηρεάζουν τον σχεδιασμό. Βοηθήσαμε έναν πελάτη με μη αποδοτικές μη αυτόματες διαδικασίες στο λογιστικό του τμήμα, δημιουργώντας ροές εργασίας προσαρμοσμένες στις ανάγκες του. Αυτό εξοικονόμησε χρόνο και χρήμα, με αυξημένη ακρίβεια σε κάθε στάδιο – με αποτέλεσμα να εξοικονομούνται χιλιάδες δολάρια ετησίως! Λοιπόν, ας ξεκινήσουμε την οργάνωση – ήρθε η ώρα να γίνετε μάγος ροής εργασιών!

Δημιουργία προτύπων ροής εργασίας

Η δημιουργία προτύπων ροής εργασίας είναι κάτι που πρέπει να γνωρίζει κάθε διαχειριστής του SharePoint. Αυτοματοποιεί τις διαδικασίες, εξοικονομώντας χρόνο και αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα. Δείτε τι πρέπει να κάνετε:

αλλάξω τις ρυθμίσεις προτάσεων εφαρμογών μου

1. Μεταβείτε στις Ενέργειες ιστότοπου> Ρυθμίσεις ιστότοπου> Πρότυπα ιστότοπου.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία από το υπάρχον πρότυπο τοποθεσίας και επιλέξτε Διαδικασία ροής εργασίας.
3. Συμπληρώστε λεπτομέρειες όπως Όνομα, Περιγραφή και Όνομα ομάδας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ΟΚ.
4. Προσαρμόστε το πρότυπο προσθέτοντας συνθήκες ή ενέργειες.
5. Δημοσιεύστε το πρότυπο και χρησιμοποιήστε το σε πολλούς ιστότοπους.

Λάβετε υπόψη ότι η δημιουργία ενός προτύπου ροής εργασίας απαιτεί τεχνική κατανόηση SharePoint Designer ή Visual Studio . Ωστόσο, υπάρχουν πολλοί διαδικτυακοί πόροι με καθοδήγηση βήμα προς βήμα.

Το SharePoint έχει επίσης μια εξαιρετική δυνατότητα όπου μπορούν οι χρήστες παρακολούθηση αλλαγών εγγράφων . Όταν μια νέα έκδοση ενός αρχείου αποθηκεύεται σε μια εγκεκριμένη βιβλιοθήκη ή λίστα, α Ειδοποίηση ενημέρωσης email προτύπου ροής εργασίας αποστέλλεται σε επιλεγμένους χρήστες.

Το 2013, η Microsoft διευκόλυνε ακόμη περισσότερο την εφαρμογή αυτοματοποιημένων διαδικασιών με Επαναχρησιμοποιήσιμες ροές εργασίας . Αυτό καθιστά τη δημιουργία προτύπων ροής εργασίας πιο επεκτάσιμη και μειώνει τις εργασίες για τους διαχειριστές.

Η έναρξη μιας ροής εργασιών στο SharePoint είναι σαν να εκτελείτε αυτοματοποιημένες εργασίες με ένα καλά λαδωμένο μηχάνημα!

Έναρξη ροής εργασιών στο SharePoint

Για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας στο SharePoint με τις υποενότητες εκκίνησης, παρακολούθησης και παρακολούθησης προόδου και χειρισμού εξαιρέσεων και σφαλμάτων, ακολουθήστε αυτά τα βήματα. Αρχικά, ξεκινήστε μια ροή εργασίας χρησιμοποιώντας τις επιλογές του μενού SharePoint. Μόλις εκκινήσετε, παρακολουθήστε την πρόοδο χρησιμοποιώντας τη λειτουργία παρακολούθησης και παρακολούθησης. Τέλος, να είστε έτοιμοι να χειριστείτε τυχόν εξαιρέσεις ή σφάλματα που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.

Εκκίνηση μιας ροής εργασίας

Η εκκίνηση μιας ροής εργασίας στο SharePoint είναι ένας εύκολος τρόπος για να αυτοματοποιήσετε κουραστικές εργασίες! Ακολουθούν 5 απλά βήματα για να ξεκινήσετε:

1. Ανοίξτε την τοποθεσία του SharePoint όπου θα πρέπει να ξεκινήσει η ροή εργασίας
2. Μεταβείτε στη λίστα ή στη βιβλιοθήκη που περιέχει τα έγγραφα στα οποία πρέπει να εργαστείτε
3. Κάντε κλικ στο «Ροή εργασίας» από το μενού της κορδέλας και, στη συνέχεια, στο «Προσθήκη ροής εργασίας»
4. Επιλέξτε ένα πρότυπο, προσαρμόστε το και διαμορφώστε το ώστε να ταιριάζει στις ανάγκες σας
5. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις και κάντε κλικ στο «Τέλος» όταν τελειώσετε

Το SharePoint ξεχωρίζει για την ικανότητά του να προσαρμόζει τις ροές εργασίας για να ανταποκρίνεται στις μοναδικές επιχειρηματικές απαιτήσεις! Επιπλέον, οι μη τεχνικοί χρήστες μπορούν εύκολα να ξεκινήσουν τις ροές εργασίας με φιλικές προς το χρήστη λειτουργίες.

Η εισαγωγή των ροών εργασίας στο SharePoint έχει έφερε επανάσταση στον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεων . Αυτή η ενσωμάτωση έχει εξουσιοδοτημένοι οργανισμοί να αναλάβουν τον έλεγχο των διαδικασιών τους, οδηγώντας σε καλύτερη παραγωγικότητα και βελτιωμένα κέρδη. Η αυτοματοποίηση των εργασιών απελευθερώνει επίσης τους υπαλλήλους να επικεντρωθούν στις βασικές επιχειρηματικές λειτουργίες, με αποτέλεσμα καλύτερα αποτελέσματα. Το να αγνοείς την πρόοδο της ροής εργασίας είναι σαν να οδηγείς με δεμένα μάτια – είναι μια συνταγή για καταστροφή!

Παρακολούθηση και παρακολούθηση της προόδου της ροής εργασιών

Είναι σημαντικό να παρακολουθείτε στενά τη ροή εργασίας του SharePoint για να βεβαιωθείτε ότι όλα κυλούν ομαλά. Μην αφήσετε τις εργασίες ή τις προθεσμίες να ξεφύγουν και να επιβραδύνετε τη διαδικασία. Δοκιμάστε αυτές τις συμβουλές για να παρακολουθείτε και να παρακολουθείτε την πρόοδο της ροής εργασιών:

1. Λάβετε ειδοποιήσεις μέσω email όταν δίνονται ή τελειώνουν οι εργασίες.
2. Ρίξτε μια ματιά στη Λίστα εργασιών ροής εργασίας για τις εργασίες που έχουν ανατεθεί και την κατάστασή τους.
3. Προσαρμόστε τις προβολές στο SharePoint για να παρακολουθείτε τις εργασίες με φίλτρα.
4. Κατασκευάστε έναν πίνακα ελέγχου με KPI, όπως ποσοστό ολοκλήρωσης, ποσοστό καθυστέρησης κ.λπ.
5. Εξαγωγή δεδομένων από λίστες του SharePoint σε CSV για περαιτέρω ανάλυση.

Επιπλέον, ελέγξτε το ιστορικό ροής εργασιών για να κατανοήσετε πώς επηρεάζει κάθε κίνηση τη διαδικασία. Με την παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα προβλήματα ή εμπόδια. Λάβετε υπόψη αυτές τις συμβουλές όταν ξεκινάτε μια νέα ροή εργασίας στο SharePoint.

Έχει αναφερθεί ότι το Microsoft SharePoint χρησιμοποιείται από την πλειονότητα των επιχειρήσεων στην Αμερική . Τα προβλήματα ροής εργασιών μπορεί να είναι εμπόδιο – αλλά μπορείτε να τα ξεπεράσετε με σωστό χειρισμό!

Χειρισμός εξαιρέσεων και σφαλμάτων ροής εργασίας

Όταν προκύπτουν εξαιρέσεις και σφάλματα ροής εργασιών, οι γρήγορες και στρατηγικές μέθοδοι είναι απαραίτητες για την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας. Εδώ είναι ένα Οδηγός 6 βημάτων για τη διαχείρισή τους :

1. Εξετάστε τις αναφορές κατάστασης ροής εργασιών για να προσδιορίσετε την πηγή του προβλήματος.
2. Παύση της ροής εργασιών εάν πρέπει να γίνουν οι απαιτούμενες αλλαγές.
3. Επεξεργαστείτε τη ροή εργασίας για να διορθώσετε τυχόν προβλήματα.
4. Επανεκκινήστε την τροποποιημένη ροή εργασίας για να δείτε εάν εκτελείται ομαλά.
5. Ελέγξτε τα αρχεία καταγραφής που δημιουργήθηκαν πρόσφατα εάν εξακολουθούν να υπάρχουν προβλήματα.
6. Αναζητήστε βοήθεια από την ομάδα υποστήριξης IT εάν τίποτα άλλο δεν λειτουργεί ή σκεφτείτε να επιστρέψετε σε μια παλαιότερη έκδοση της ροής εργασιών.

Ακόμη και λίγες εξαιρέσεις ή σφάλματα μπορούν να συσσωρευτούν με την πάροδο του χρόνου και να προκαλέσουν καθυστερήσεις. Επομένως, η λεπτομερής κατανόηση κάθε θέματος είναι το κλειδί για τη μείωσή τους.

Οι ομάδες της Microsoft αντιμετώπισαν προβλήματα στις ροές εργασίας τους πριν από μερικά χρόνια. Εντόπισαν ως πηγή τα νήματα εκτός σειράς με την πάροδο του χρόνου. Χρησιμοποίησαν τεχνικές παρόμοιες με τις παραπάνω και έλυσαν το πρόβλημα. Κατανοώντας αυτά τα προβλήματα και λαμβάνοντας γρήγορα μέτρα, μπορούμε να εξοικονομήσουμε χρόνο και να εξασφαλίσουμε καλύτερη ακρίβεια.

Είστε έτοιμοι να προσαρμόσετε τις ροές εργασίας του SharePoint; Φορέστε το ηλεκτρικό σας κοστούμι και ξεκινήστε τις δουλειές σας!

Προσαρμογή ροών εργασίας στο SharePoint

Για να προσαρμόσετε εύκολα τις ροές εργασίας στο SharePoint, η χρήση οπτικού σχεδιαστή, η επέκταση των ροών εργασιών με τον σχεδιαστή του SharePoint και η ενσωμάτωση ροών εργασιών με εφαρμογές τρίτων είναι οι λύσεις για εσάς. Αυτές οι υποενότητες θα σας βοηθήσουν στις προσαρμογές της ροής εργασιών σας, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να επεκτείνετε τις ροές εργασίας και να τις συνδέσετε με άλλες εφαρμογές για καλύτερη απόδοση χωρίς καμία ταλαιπωρία.

Χρήση του Visual Designer για προσαρμογές ροής εργασίας

Το Visual Designer στο SharePoint σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε τις ροές εργασίας για να αυτοματοποιήσετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Προσφέρει λειτουργίες μεταφοράς και απόθεσης για να προσθέσετε ενέργειες, συνθήκες και βρόχους. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις τυπικές ροές εργασίας ή να δημιουργήσετε τη δική σας εξ ολοκλήρου.

Η προσαρμογή επιτρέπει στις επιχειρήσεις να ανταποκριθούν στις μοναδικές ανάγκες τους. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη φόρμα εργασίας με Φόρμες InfoPath ή HTML , δίνοντας περισσότερο έλεγχο στις εισροές των χρηστών. Συν, ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να ρυθμιστεί για την ολοκλήρωση της διαδικασίας.

Η Microsoft επιτρέπει επίσης την ενοποίηση υπηρεσιών τρίτων όπως Συστήματα Dropbox ή CRM όπως το Salesforce μέσω προσαρμοσμένων ενεργειών. Κοινόχρηστο σημείο Το REST API παρέχει τη δυνατότητα σχεδιασμού προσαρμοσμένων ενεργειών για τη λήψη δεδομένων από εξωτερικές πηγές.

Επαγγελματική συμβουλή: Η προσαρμογή των ροών εργασίας είναι το κλειδί για την κάλυψη των αναγκών της επιχείρησής σας και τη βελτίωση της παραγωγικότητας με την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών. Φροντίστε να δοκιμάσετε τις ροές εργασίας σας κατά τα στάδια ανάπτυξης, για να αποφύγετε τυχόν σφάλματα στο περιβάλλον παραγωγής.

Φορέστε την κάπα σας και ξεκλειδώστε την υπερδύναμη του SharePoint Designer ‚Äì είναι το ιδανικό σας για να μεταφέρετε τις ροές εργασιών στο επόμενο επίπεδο.

Επέκταση ροών εργασίας με το SharePoint Designer

Προσαρμογή ροών εργασίας στο SharePoint; Γίνεται εύκολα με SharePoint Designer ! Αυτό το εργαλείο επεκτείνει τις προκατασκευασμένες ροές εργασίας και σας επιτρέπει να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες διαδικασίες που ταιριάζουν στην επιχείρησή σας. Για να τροποποιήσετε τις υπάρχουσες ροές εργασίας, απλώς ανοίξτε το πρόγραμμα και επιλέξτε αυτό που θέλετε να αλλάξετε. Χρησιμοποιήστε τα οπτικά εργαλεία μεταφοράς και απόθεσης ή την προβολή κώδικα για να προσθέσετε και να αφαιρέσετε στάδια. Επίσης, προσθέστε ενέργειες όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εργασίες και συνθήκες που απαιτούν τη συμβολή του χρήστη ή ορισμένα αποτελέσματα.

Επιπλέον, με το SharePoint Designer, μπορείτε να κάνετε προσαρμοσμένες ροές εργασίας από την αρχή. Περιλαμβάνει πρότυπα για κοινές διεργασίες biz, όπως έγκριση εγγράφων ή αναφορές δαπανών. Προσαρμόστε αυτά τα πρότυπα για να ταιριάζουν στις ανάγκες της επιχείρησής σας και θα δημιουργούν αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αναθέσεις εργασιών από εισροές χρηστών.

Επαγγελματική συμβουλή: Για επιπλέον συμβουλές και υποστήριξη για την προσαρμογή των ροών εργασίας, ανατρέξτε σε διαδικτυακούς οδηγούς και κοινότητες αφιερωμένες στο SharePoint Designer. Ποιος χρειάζεται φίλους όταν μπορείτε απλώς να ενσωματώσετε τις ροές εργασίας σας με εφαρμογές τρίτων;!

Ενσωμάτωση ροών εργασίας με εφαρμογές τρίτων

Εκτός από τις τυπικές υποδοχές, υπάρχουν εφαρμογές που παρέχουν δωρεάν ή επί πληρωμή «ροές εργασιών» για επέκταση και αυτοματοποίηση της διαδικασίας. Για παράδειγμα, Υποδοχή DocuSign μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αυτόματη δρομολόγηση συμβάσεων για υπογραφή μεταξύ διαφορετικών ατόμων, χρησιμοποιώντας τις βιβλιοθήκες και τις λίστες του SharePoint.

Επιλογή μια εφαρμογή τρίτου μέρους για ενσωμάτωση; Πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη: επεκτασιμότητα, οικονομική απόδοση και ευκολία χρήσης. Προτιμήστε ένα με ενεργό οικοσύστημα και τακτικές ενημερώσεις .

πώς να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο word σε υπολογιστή mac

Σχεδιασμός και διαχείριση ροών εργασίας; Είναι σαν βοσκής γάτες . Μόνο που οι γάτες είναι στην πραγματικότητα συνάδελφοι με ποικίλες απόψεις.

Βέλτιστες πρακτικές για σχεδιασμό και διαχείριση ροής εργασιών

Για να διασφαλίσετε την ευελιξία και την επεκτασιμότητα, εφαρμόστε ασφάλεια και δικαιώματα και διατηρήστε την απόδοση και τη βελτιστοποίηση της ροής εργασιών ενώ δημιουργείτε μια ροή εργασίας στο SharePoint. Αυτά είναι μερικά σημαντικά ζητήματα που πρέπει να έχετε υπόψη κατά το σχεδιασμό και τη διαχείριση ροών εργασίας. Σε αυτήν την ενότητα, θα συζητήσουμε τις βέλτιστες πρακτικές για το σχεδιασμό και τη διαχείριση ροής εργασιών και θα διερευνήσουμε εν συντομία τα οφέλη καθεμιάς από αυτές τις υποενότητες.

Εξασφάλιση ευελιξίας και επεκτασιμότητας

Ευελιξία και επεκτασιμότητα είναι βασικά στο σχεδιασμό και τη διαχείριση ροής εργασιών. Τα συστήματα πρέπει να είναι σε θέση να προσαρμόζονται στις αλλαγές στο φόρτο εργασίας, τις διαδικασίες και την τεχνολογία. Αρθρωτές ροές εργασίας σπάστε σύνθετες εργασίες σε μικρότερα στοιχεία για να διευκολύνετε την προσθήκη, αφαίρεση ή τροποποίηση τους. Αυτοματοποίηση είναι επίσης σημαντικό για την επεκτασιμότητα. Λύσεις που βασίζονται σε σύννεφο μπορεί να παρέχει κατ' απαίτηση υπολογιστικούς πόρους. Για να βελτιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα, ελέγξτε και παρακολουθήστε τις μετρήσεις απόδοσης. Πάνω από 40% των επιχειρήσεων θα έχει υιοθετήσει το λογισμικό RPA έως το 2023 – τονίζοντας την ανάγκη για αυτοματοποίηση στο σχεδιασμό ροής εργασιών. Θυμηθείτε - το το καλύτερο σύστημα ασφαλείας είναι τόσο περίπλοκο που δεν μπορείτε να θυμηθείτε τον κωδικό πρόσβασής σας!

Εφαρμογή ασφάλειας και αδειών

Η ασφάλεια και τα δικαιώματα είναι βασικά για τον καλό σχεδιασμό και τη λειτουργία των ροών εργασίας. Για την προστασία των πληροφοριών, είναι σημαντικό να ρυθμίσετε μέτρα ασφαλείας που προστατεύουν ευαίσθητα δεδομένα και σταματούν τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Ακολουθούν 6 βήματα που θα σας βοηθήσουν να εφαρμόσετε σωστά την ασφάλεια και τα δικαιώματα:

1. Θέση ευαίσθητων δεδομένων : Ξεκινήστε βρίσκοντας όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται προστασία. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει οικονομικές πληροφορίες ή δεδομένα πελατών.
2. Υπολογισμός επιπέδων πρόσβασης : Αποφασίστε ποιες ομάδες χρηστών χρειάζονται πλήρη έλεγχο ορισμένων τύπων δεδομένων και ποιες ομάδες απαιτούν μόνο περιορισμένη πρόσβαση.
3. Δημιουργία αδειών με βάση τους ρόλους : Εκχωρήστε ρόλους σε κάθε ομάδα χρηστών, αποφασίζοντας τι μπορούν να κάνουν στο σύστημα ροής εργασιών.
4. Εφαρμογή πολιτικών κωδικού πρόσβασης : Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι χρήστες έχουν ασφαλείς κωδικούς πρόσβασης που πληρούν τις απαιτήσεις, όπως αλφαριθμητικές συμβολοσειρές ή ειδικούς χαρακτήρες.
5. Δημιουργία κανόνων για την κοινή χρήση αρχείων : Δημιουργήστε σαφείς οδηγίες για την κοινή χρήση αρχείων στον οργανισμό σας. Αποφασίστε ποιος μπορεί να μοιραστεί ένα έγγραφο και πώς να περιορίσετε την κοινή χρήση αρχείων με βάση την περιοχή, τη ζώνη ώρας κ.λπ.
6. Χρήση αρχείων καταγραφής δραστηριοτήτων : Παρακολουθήστε όλες τις ενέργειες ροής εργασιών που πραγματοποιούνται από τους χρήστες μέσω αρχείων καταγραφής ή ελέγχων, ώστε να μπορείτε να ελέγξετε τις δραστηριότητες εάν κάτι φαίνεται λάθος ή αν συμβεί κάτι κακό.

Είναι επίσης σημαντικό να δίνετε στα μέλη της ομάδας εκπαίδευση σχετικά με τα καλύτερα πρωτόκολλα ασφαλείας. Διδάξτε τους πώς να εντοπίζουν πιθανά προβλήματα όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ψαρέματος, κακόβουλες λήψεις, τακτική αλλαγή κωδικών πρόσβασης κ.λπ.

Τέλος – οι διαδικασίες έγκρισης πρέπει να είναι σαφώς καθορισμένες. Είναι σημαντικό να υπάρχουν αυστηρές οδηγίες ηγεσίας καθώς οι εγκρίσεις ανεβαίνουν στην αλυσίδα – αυτό εμποδίζει κάποιον με κακές προθέσεις να παραβιάσει το πρωτόκολλο λόγω κενών.

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, οι εταιρείες μπορούν να προστατεύσουν τα ευαίσθητα δεδομένα τους και να αυξήσουν τη λογοδοσία. Ακόμη και ο καλύτερος σχεδιασμός ροής εργασίας δεν μπορεί να αναπληρώσει έναν διευθυντή που πιστεύει ότι η «μικροδιαχείριση» είναι συνώνυμο της «αποτελεσματικής ηγεσίας».

Διατήρηση απόδοσης και βελτιστοποίησης ροής εργασιών.

Για να διατηρηθεί η απόδοση και η βελτιστοποίηση, η ανάλυση και η βελτίωση των διαδικασιών θα πρέπει να γίνονται τακτικά . Ορισμός και παρακολούθηση Βασικοί δείκτες απόδοσης (KPIs) για να βρει τυχόν συμφόρηση. Τα εργαλεία αυτοματισμού και οι διαδικασίες τυποποίησης μπορούν επίσης να βοηθήσουν.

Η επικοινωνία και η συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας είναι απαραίτητη . Οι εκπαιδευτικές συνεδρίες πρέπει να γίνονται ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν τους ρόλους τους και τυχόν νέες αλλαγές στη ροή εργασίας. Τα σχόλια από πελάτες ή πελάτες θα πρέπει να περιλαμβάνονται στη βελτιστοποίηση ροής εργασιών. Βοηθά στην προσαρμογή των ροών εργασίας για την καλύτερη εξυπηρέτησή τους.

McKinsey & Company Η μελέτη δείχνει ότι η βελτιστοποίηση των ροών εργασίας μπορεί να φέρει αύξηση της παραγωγικότητας κατά 30% .

Συχνές Ερωτήσεις

Ε: Τι είναι η ροή εργασίας στο SharePoint;

Α: Μια ροή εργασιών στο SharePoint είναι μια σειρά αυτοματοποιημένων βημάτων που βοηθούν στον εξορθολογισμό των επιχειρηματικών διαδικασιών και εργασιών. Συνήθως περιλαμβάνει τη μετακίνηση εγγράφων, εργασιών ή στοιχείων μεταξύ χρηστών ή ομάδων για έγκριση, έλεγχο ή επεξεργασία.

Ε: Πώς μπορώ να δημιουργήσω μια ροή εργασίας στο SharePoint;

Α: Για να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας στο SharePoint, πρέπει πρώτα να προσδιορίσετε την επιχειρηματική διαδικασία ή την εργασία που θέλετε να αυτοματοποιήσετε. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το SharePoint Designer ή το Microsoft Power Automate για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη ροή εργασίας που να καλύπτει τις ανάγκες σας.

Ε: Τι είναι το SharePoint Designer;

Α: Το SharePoint Designer είναι ένα δωρεάν εργαλείο από τη Microsoft που σας επιτρέπει να προσαρμόζετε και να δημιουργείτε ροές εργασίας στο SharePoint. Προσφέρει μια σειρά ενεργειών και συνθηκών που σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε σύνθετες ροές εργασίας που αυτοματοποιούν τις επιχειρηματικές διαδικασίες και εργασίες σας.

Ε: Τι είναι το Microsoft Power Automate;

Α: Το Microsoft Power Automate είναι ένα εργαλείο που βασίζεται σε σύννεφο που σας επιτρέπει να δημιουργείτε αυτοματοποιημένες ροές εργασίας μεταξύ του SharePoint και άλλων εφαρμογών. Προσφέρει μια σειρά προτύπων και συνδέσεων που απλοποιούν τη διαδικασία δημιουργίας προσαρμοσμένων ροών εργασίας.

Ε: Πώς μπορώ να δοκιμάσω και να διορθώσω τη ροή εργασίας μου στο SharePoint;

Α: Το SharePoint Designer και το Microsoft Power Automate προσφέρουν εργαλεία δοκιμών και εντοπισμού σφαλμάτων που σας επιτρέπουν να εκτελείτε και να αντιμετωπίζετε προβλήματα στις ροές εργασίας σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη δυνατότητα καταγραφής του SharePoint για να παρακολουθείτε την κατάσταση των ροών εργασίας σας και να εντοπίσετε τυχόν προβλήματα.

Ε: Υπάρχουν βέλτιστες πρακτικές για τη δημιουργία μιας ροής εργασίας του SharePoint;

Α: Ναι, υπάρχουν πολλές βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να ακολουθήσετε κατά τη δημιουργία μιας ροής εργασίας του SharePoint, όπως ο καθορισμός σαφών στόχων, η χρήση περιγραφικών ονομάτων για τις ενέργειες ροής εργασιών σας, η ενσωμάτωση διαδρομών διαχείρισης σφαλμάτων και κλιμάκωσης, η δοκιμή και η τελειοποίηση της ροής εργασιών σας και η διασφάλιση ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι είναι εκπαιδευμένοι σχετικά με τη χρήση και τα οφέλη του.