Εάν δυσκολεύεστε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο τεκμηρίωσης διαδικασίας που θα ήταν τόσο αποτελεσματικό όσο και εύκολο στη χρήση, μην ψάχνετε άλλο!
Σε αυτήν την ανάρτηση, θα σας καθοδηγήσω σε όλα τα βήματα που θα χρειαστείτε για να σχεδιάσετε ένα πρότυπο τεκμηρίωσης διαδικασίας.
Θα σας παρέχω ακόμη και τα καλύτερα εργαλεία για τη δουλειά.
Είσαι έτοιμος?
Διαγραφή windows Defender
Τα καλύτερα πρότυπα τεκμηρίωσης διεργασιών
Παρακάτω θα βρείτε 3 πρότυπα τεκμηρίωσης διαδικασίας για να ξεκινήσετε:
Πρότυπο τεκμηρίωσης διαδικασίας
Αυτό το γενικό πρότυπο τεκμηρίωσης pocess είναι ένα πολύτιμο εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε σαφή και συνοπτική τεκμηρίωση των διαδικασιών σας.
Το πρότυπο βοηθά στον προσδιορισμό των ορίων, των βημάτων και του εύρους της διαδικασίας, επιτρέποντάς σας να ορίσετε τις διαδικασίες αποτελεσματικά.
Με τη βοήθεια οπτικών αναπαραστάσεων, όπως χάρτες διεργασιών και διαγράμματα ροής, γίνεται ευκολότερο να κατανοήσουμε την αλληλουχία των εργασιών διεργασίας και τις εισόδους και εξόδους που σχετίζονται με αυτές.
Λίστα ελέγχου τεκμηρίωσης ανθρώπινου δυναμικού
Αυτή η ροή εργασιών τεκμηρίωσης διασφαλίζει τη συμμόρφωση και την αποτελεσματική διαχείριση των κρίσιμων διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού.
Προσφέρει μια ολοκληρωμένη και συστηματική προσέγγιση για την τεκμηρίωση και την οργάνωση βασικών εγγράφων HR, διευκολύνοντας τους επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού να έχουν πρόσβαση και να διατηρούν τις απαραίτητες πληροφορίες.
Με αυτό το πρότυπο, οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να περιγράφουν και να παρακολουθούν βασικές διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού, όπως η πρόσληψη και η ενσωμάτωση, οι αξιολογήσεις απόδοσης των εργαζομένων, οι ενημερώσεις πολιτικής και η τήρηση αρχείων.
Με την τεκμηρίωση αυτών των διαδικασιών, οι οργανισμοί μπορούν να εξασφαλίσουν συνέπεια και διαφάνεια, μειώνοντας τον κίνδυνο σφαλμάτων ή επίβλεψης.
Η λίστα ελέγχου περιλαμβάνει συγκεκριμένες ενότητες για κάθε διαδικασία HR, παρέχοντας μια δομημένη μορφή για την καταγραφή σημαντικών λεπτομερειών.
Προτρέπει τους χρήστες να συμπεριλάβουν σημαντικές πληροφορίες όπως την ημερομηνία, το υπεύθυνο άτομο και τυχόν απαραίτητα συνημμένα ή δικαιολογητικά έγγραφα.
Με αυτό το επίπεδο λεπτομέρειας, οι επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να διατηρούν ακριβή και ενημερωμένα αρχεία, τα οποία μπορεί να είναι απαραίτητα για τη νομική συμμόρφωση, τους ελέγχους και τη συνολική διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού.
Λίστα ελέγχου τεκμηρίωσης διαχείρισης έργου
Αυτό το πρότυπο παρέχει μια περιεκτική λίστα με κρίσιμα έγγραφα που πρέπει να δημιουργηθούν και να διατηρηθούν σε όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου.
πώς μπορώ να συγχωνεύσω έγγραφα word σε ένα
Με αυτήν τη λίστα ελέγχου, οι διαχειριστές έργου μπορούν να διασφαλίσουν ότι όλα τα απαραίτητα έγγραφα του έργου λογιστικοποιούνται και οργανώνονται σωστά.
Περιλαμβάνει ενότητες για την έναρξη, τον προγραμματισμό, την εκτέλεση, την παρακολούθηση και τον έλεγχο και το κλείσιμο του έργου. Κάθε ενότητα περιέχει μια υπολίστα συγκεκριμένων εγγράφων που πρέπει να δημιουργηθούν και να διαχειριστούν κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης του έργου.
Η λίστα ελέγχου παρέχει επίσης περιγραφές και επεξηγήσεις για κάθε έγγραφο, διευκολύνοντας τους διαχειριστές έργων να κατανοήσουν τον σκοπό και τη σημασία τους.
Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για όσους είναι νέοι στη διαχείριση έργων ή για ομάδες που θέλουν να βελτιώσουν τις πρακτικές τεκμηρίωσης.
Τι είναι ένα πρότυπο τεκμηρίωσης διαδικασίας;
Ένα πρότυπο τεκμηρίωσης διαδικασίας είναι ένας προσχεδιασμένος οδηγός για τη δημιουργία ενός λεπτομερούς εγγράφου που περιγράφει τα βήματα της διαδικασίας που εμπλέκονται σε μια συγκεκριμένη διαδικασία.
Τα πρότυπα τεκμηρίωσης διεργασιών παρέχουν συνήθως μια συνεπή μορφή για τη λήψη και την παρουσίαση πληροφοριών σχετικά με μια διαδικασία.
Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία διαφόρων τύπων τεκμηρίωσης διαδικασίας, όπως:
- Τυπικές Λειτουργικές Διαδικασίες (SOPs)
- Οδηγίες εργασίας
- Χάρτες διαδικασιών
- Διαγράμματα ροής
- Λίστες ελέγχου
Η χρήση ενός προτύπου τεκμηρίωσης διαδικασίας θα σας επιτρέψει να διασφαλίσετε ότι δεν παραβλέπονται σημαντικές λεπτομέρειες και ότι το έγγραφο είναι εύκολα κατανοητό από ολόκληρη την ομάδα.
Μπορεί επίσης να βελτιώσει την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας παρέχοντας μια τυποποιημένη μέθοδο για την τεκμηρίωση, την ανάλυση και τη βελτίωση των διαδικασιών.
Γιατί χρειάζεστε ένα πρότυπο τεκμηρίωσης διαδικασίας;
Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους χρειάζεστε α τεκμηρίωση διαδικασίας πρότυπο. Με λίγα λόγια, θα:
- Παρέχετε μια συνεπή μορφή για διαδικασίες τεκμηρίωσης
- Διευκολύνει την ομάδα σας να κατανοήσει τις πληροφορίες που παρουσιάζονται
- Εξοικονομήστε χρόνο και προσπάθεια παρέχοντας μια δομή που σας επιτρέπει να εστιάσετε στη διαδικασία
- Γίνετε ένα εξαιρετικό εργαλείο επικοινωνίας για να μεταφέρετε σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες
- Να χρησιμοποιείται για νέους υπαλλήλους και για την παροχή εκπαίδευσης ανανέωσης στο υπάρχον προσωπικό
- Βοηθήστε στον εντοπισμό περιοχών για βελτίωση σε μια διαδικασία
Με άλλα λόγια, ένα πρότυπο τεκμηρίωσης διαδικασίας θα κάνει τη ζωή σας πιο εύκολη και την εργασία σας πιο δομημένη.
Παραδείγματα προτύπων τεκμηρίωσης διεργασιών
Υπάρχουν διάφορα πρότυπα διαθέσιμοι τύποι για τη δημιουργία εγγράφων επιχειρηματικής διαδικασίας. Ίσως χρειαστεί να επιλέξετε πολλά για τα καλύτερα αποτελέσματα. Αλλά τελικά, αυτό θα εξαρτηθεί από την επιχείρησή σας και το μέγεθός της.
Να μερικά παραδείγματα:
Πρότυπο τυπικής διαδικασίας λειτουργίας (SOP).
Αυτό το πρότυπο χρησιμοποιείται ευρέως από εταιρείες για τη δημιουργία εγγράφων διαδικασίας και επιχειρηματικών διαδικασιών.
Συνήθως περιλαμβάνει ενότητες για:
- Είσοδοι διαδικασίας
- Εκροές διεργασιών
- Ευθύνες
- Διαδικασίες
- βιβλιογραφικές αναφορές
Πρότυπο διαγράμματος ροής
Ένα διάγραμμα ροής είναι μια γραφική αναπαράσταση μιας διαδικασίας ή μιας ροής εργασίας.
Δείχνει τα βήματα, τα σημεία λήψης αποφάσεων και τη ροή των πληροφοριών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο διαγράμματος ροής για να δημιουργήσετε μια οπτική αναπαράσταση μιας διαδικασίας.
Πρότυπο λίστας ελέγχου
Η λίστα ελέγχου είναι ένα απλό εργαλείο που χρησιμοποιείται για να διασφαλιστεί ότι ακολουθούνται όλα τα απαραίτητα βήματα σε μια διαδικασία.
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών, βημάτων ή απαιτήσεων που πρέπει να ολοκληρωθούν.
αλλαγή της προβολής προοπτικής στην προεπιλογή
Πρότυπο διαγράμματος Swimlane
Αυτός ο τύπος διαγράμματος ροής δείχνει τις αλληλεπιδράσεις μεταξύ διαφορετικών ομάδων ή ατόμων που εμπλέκονται σε μια διαδικασία.
Οπτικοποιεί τις μεταβιβάσεις, τις ευθύνες και τα κανάλια επικοινωνίας μεταξύ διαφορετικών ενδιαφερομένων.
Πρότυπο χαρτογράφησης διαδικασίας
Ένας χάρτης διαδικασίας δείχνει τη ροή πληροφοριών και δραστηριοτήτων. Χρησιμοποιήστε το για να εντοπίσετε τομείς βελτίωσης, συμφόρησης και αναποτελεσματικότητας σε μια διαδικασία.
Βήματα για τη δημιουργία προτύπου τεκμηρίωσης επιχειρηματικής διαδικασίας
Επειδή κάθε επιχείρηση είναι μοναδική και λειτουργεί με διαφορετικούς τρόπους, δεν υπάρχει ένας ενιαίος τρόπος για τη δημιουργία ενός προτύπου τεκμηρίωσης διαδικασίας.
Βήμα 1: Προσδιορίστε τον σκοπό
Αρχικά, προσδιορίστε τον σκοπό του προτύπου.
Οι συνεδρίες καταιγισμού ιδεών είναι χρήσιμες εδώ για να προσδιορίσετε τον τύπο εγγράφων διαδικασίας που πρέπει να δημιουργήσετε και ποιες πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνουν.
Για παράδειγμα, εάν δημιουργείτε ένα πρότυπο SOP, μπορεί να χρειαστεί να συμπεριλάβετε ενότητες για:
- Σκοπός
- Πεδίο εφαρμογής
- Ευθύνες
- Διαδικασίες
Βήμα 2: Καθορίστε τη δομή
Αφού προσδιορίσετε το σκοπό, καθορίστε τη δομή του προτύπου.
Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την περιγραφή των διαφορετικών ενοτήτων και υποενοτήτων, τον καθορισμό της σειράς με την οποία θα εμφανιστούν και τη λήψη απόφασης για το επίπεδο λεπτομέρειας που απαιτείται για κάθε ενότητα.
Βήμα 3: Σχεδιάστε το πρότυπο
Στη συνέχεια, σχεδιάστε το πρότυπο.
Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Word ή τα Έγγραφα Google ή ένα εξειδικευμένο εργαλείο τεκμηρίωσης διεργασιών. Χρησιμοποιήστε γραμματοσειρές, χρώματα και μορφοποίηση για να κάνετε το πρότυπο ευανάγνωστο και οπτικά ελκυστικό.
Βήμα 4: Συμπεριλάβετε σύμβολα κράτησης θέσης
Συμπεριλάβετε σύμβολα κράτησης θέσης για τυχόν πληροφορίες που θα αφορούν συγκεκριμένα τη διαδικασία που τεκμηριώνεται.
Για παράδειγμα, εάν δημιουργείτε ένα πρότυπο SOP, ίσως χρειαστεί να συμπεριλάβετε σύμβολα κράτησης θέσης για το όνομα της διαδικασίας, το υπεύθυνο άτομο και τα σχετικά βήματα.
Βήμα 5: Δοκιμάστε το πρότυπο
Μόλις σχεδιαστεί το πρότυπο, δοκιμάστε το για να βεβαιωθείτε ότι είναι λειτουργικό και φιλικό προς τον χρήστη.
Σκεφτείτε να ζητήσετε από κάποιον που δεν είναι εξοικειωμένος με την τεκμηρίωση της διαδικασίας να εξετάσει το πρότυπο και να παράσχει σχόλια.
Βήμα 6: Αναθεωρήστε το πρότυπο
Με βάση τα σχόλια που λαμβάνετε, αναθεωρήστε το πρότυπο όπως χρειάζεται για να βελτιώσετε τη χρηστικότητα και την αποτελεσματικότητά του.
Βήμα 7: Διανείμετε το πρότυπο
Τέλος, διανείμετε το πρότυπο σε αυτούς που θα το χρησιμοποιήσουν για την τεκμηρίωση των διαδικασιών. Παρέχετε εκπαίδευση ή υποστήριξη όπως απαιτείται για να διασφαλίσετε ότι το πρότυπο χρησιμοποιείται σωστά.
Λογισμικό προτύπων τεκμηρίωσης διαδικασίας
Οδός Διαδικασίας
Μια ισχυρή και πολλαπλών χρήσεων πλατφόρμα, το Process Street είναι ένα λογισμικό διαχείρισης διεργασιών που σας επιτρέπει να δημιουργείτε, να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε διαδικασίες.
Αυτό το εργαλείο που βασίζεται σε σύννεφο προσφέρει ένα ευρύ φάσμα προτύπων και λειτουργιών, συμπεριλαμβανομένων λιστών ελέγχου, ροών εργασιών και ενσωματώσεων με άλλο λογισμικό.
Microsoft Word
Το γνωστό και αγαπημένο Microsoft Word είναι ένα λογισμικό επεξεργασίας κειμένου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία προτύπων τεκμηρίωσης διεργασιών.
Το MS Word σάς παρέχει μια σειρά από επιλογές μορφοποίησης και είναι προσβάσιμο στους περισσότερους χρήστες.
χρονόμετρο της microsoft teams εκτός έδρας
Έγγραφα Google
Μην υποτιμάτε το παλιό καλό Έγγραφα Google !
Αν και δωρεάν, έρχεται με πολλές χρήσιμες λειτουργίες, όπως η συνεργασία πολλών χρηστών σε πραγματικό χρόνο.
Προσφέρει πολλές από τις ίδιες δυνατότητες με το Microsoft Word και είναι προσβάσιμο από οποιαδήποτε συσκευή με σύνδεση στο Διαδίκτυο.
Τα πρότυπα τεκμηρίωσης διαδικασίας είναι απαραίτητα!
Μέχρι τώρα, πιθανότατα έχετε κατανοήσει καλά τα πρότυπα τεκμηρίωσης διεργασιών και γιατί τα χρειάζεστε.
Αλλά για να επαναλάβουμε, ένα πρότυπο τεκμηρίωσης διαδικασίας είναι απαραίτητο για κάθε επιχείρηση. Θα λειτουργήσει ως οδηγός για την ομάδα σας και θα διευκολύνει τη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας σε όλη την επιχείρησή σας.
Απλώς θυμηθείτε να επιλέξετε το λογισμικό διαχείρισης διαδικασιών με σύνεση!
