Όταν άρχισα να εργάζομαι για πρώτη φορά στον εταιρικό κόσμο, υπήρχε ένας όρος που παρατήρησα ότι ήταν πολύ διαδεδομένος: BizOps .
Τι στο καλό είναι το BizOps; Και γιατί υπάρχει ολόκληρο τμήμα για αυτό; Τι κάνουν??
Ήταν ένα μυστήριο που έπρεπε τελικά να κοιτάξω ψηλά για να μην φανώ τόσο αδαής όσο ήμουν στους συναδέλφους μου.
Για όσους από εσάς εκεί έξω αντιμετωπίζετε τον ίδιο αγώνα, το BizOps είναι συντομογραφία για επιχειρηματικές δραστηριότητες και είναι απίστευτα σημαντικές για μια επιχείρηση.
Άσε με να σε καθοδηγήσω.
Τι είναι οι επιχειρηματικές δραστηριότητες;
Οι επιχειρηματικές δραστηριότητες έχουν ένα αρκετά ευρύ πεδίο. Βασικά, περιλαμβάνει κάθε μέρος μιας επιχείρησης που τη διατηρεί σε λειτουργία και αποκομίζοντας κέρδος.
Είναι εκείνες οι καθημερινές εργασίες που κάνουν τα πάντα να λειτουργούν ομαλά. Δεν υπάρχει μια ενιαία προσέγγιση για όλες τις επιχειρηματικές δραστηριότητες, επειδή κάθε εταιρεία είναι διαφορετική.
Θα φαίνεται εντελώς διαφορετικό μεταξύ α χρηματοπιστωτική εταιρεία και μια κατασκευαστική εταιρεία, για παράδειγμα. Θα φαίνεται ακόμη και διαφορετικό μεταξύ των εμπόρων λιανικής, αν είναι από τούβλα και κονίαμα ή στο διαδίκτυο.
Αλλά μην ανησυχείτε. Τα βασικά των επιχειρηματικών λειτουργιών είναι καθολικά, οπότε ας μιλήσουμε γι' αυτά.
Στοιχεία επιχειρηματικής λειτουργίας
Υπάρχουν τέσσερα στοιχεία που συνθέτουν τις επιχειρηματικές δραστηριότητες που δεν αλλάζουν από κλάδο σε κλάδο. Είναι απλά προσαρμόστηκαν με τους δικούς τους μοναδικούς τρόπους .
Τοποθεσία
Όλες οι νέες εταιρείες πρέπει να επιλέξουν μια τοποθεσία όπου θα λειτουργήσουν. Είτε πρόκειται για απομακρυσμένο, πολυώροφο στο κέντρο της πόλης ή για αγροτικό εργοστάσιο, η σημασία της απόφασης παραμένει η ίδια.
Και αυτή η απόφαση, είτε το πιστεύετε είτε όχι, είναι μέρος των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Επηρεάζει τα πάντα από:
πώς να μεταφέρετε διαφάνειες google στο powerpoint
- Η δεξαμενή των διαθέσιμων πελατών
- Φυσική αποθήκευση
- Διάταξη εταιρείας
- Χώρος στάθμευσης εργαζομένων
Είναι ουσιαστικά το πιο βασικό δομικό στοιχείο των λειτουργιών της επιχείρησής σας.
Πώς αναμένετε να λειτουργούν ομαλά εάν έχετε εκατοντάδες υπαλλήλους που αναζητούν χώρο στάθμευσης κάθε μέρα; Ή δεν υπάρχει αρκετός χώρος για την αποθήκευση εγγράφων και προϊόντων;
Απλώς δεν θα το κάνουν.
Τεχνολογία
Η τεχνολογία είναι ένα τεράστιο μέρος των επιχειρηματικών λειτουργιών. Και περιλαμβάνει τα πάντα, από εργοστασιακό εξοπλισμό μέχρι λογισμικό παρακολούθησης αποθεμάτων. Κυριολεκτικά οποιαδήποτε τεχνολογία χρησιμοποιείτε για τη λειτουργία της εταιρείας σας αποτελεί μέρος των επιχειρηματικών λειτουργιών.
Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ποια τεχνολογία είναι σημαντική για τον εξορθολογισμό των λειτουργιών και την παραμονή ενημερωμένοι για όλες τις τεχνολογικές εξελίξεις. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε πάντα να παραμείνετε ανταγωνιστικοί.
Υπαλλήλους
Δεν είσαι τίποτα χωρίς τους υπαλλήλους σου. Ο ακρογωνιαίος λίθος οποιασδήποτε επιχείρησης είναι να βρεις ποιους υπαλλήλους χρειάζεσαι, πόσους και αν θα πρέπει να είναι πλήρους, μερικής απασχόλησης ή συμβεβλημένοι.
Το κλειδί για την καλή επιχειρηματική λειτουργία είναι η οικοδόμηση μιας καλά ισορροπημένης δεξαμενής ταλέντων. Πρέπει να βρείτε το γλυκό σημείο του να έχετε αρκετούς υπαλλήλους για να συνεχίσετε να λειτουργούν ομαλά χωρίς να τους προσλαμβάνετε υπερβολικά ή να τους δουλεύετε υπερβολικά.
Δεν είναι εύκολο, αλλά μπορεί πραγματικά να αλλάξει το παιχνίδι για τις επιχειρήσεις.
Διαδικασίες
Τελευταίο αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, διαδικασίες . Λαμβάνοντας υπόψη ότι η εταιρεία στην οποία εργάζομαι ονομάζεται Process Street , είναι ασφαλές να πούμε ότι αυτή είναι η αγαπημένη.
Οι διαδικασίες σας είναι οι επαναλαμβανόμενες εργασίες που κρατούν τις επιχειρήσεις στη ζωή. Αυτά είναι πράγματα όπως:
- Επιβίβαση υπαλλήλου
- Τιμολόγηση
- Ερευνα αγοράς
- ΠΡΟΣΛΗΨΗ
- Υποβολή καταγγελιών πελατών
- Κατασκευή προϊόντος
Παίρνετε την εικόνα. Αυτές οι μικρότερες, καθημερινές διαδικασίες είναι απαραίτητες για τη λειτουργία μιας επιτυχημένης επιχείρησης, αλλά μόνο εάν γίνονται σωστά.
Θα μπορούσε κανείς να υποστηρίξει ότι αυτή είναι η πιο σημαντική πτυχή των επιχειρηματικών λειτουργιών επειδή είναι αυτό που κρατά τα πράγματα σε κίνηση. Εάν έχετε αγωνιστεί για να βελτιώσετε τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες, είναι συνετό να ξεκινήσετε εξετάζοντας τις διαδικασίες σας για να βρείτε ανεπάρκειες.
Παραδείγματα επιχειρηματικών λειτουργιών
Τα στοιχεία των επιχειρηματικών λειτουργιών είναι καλά και όλα, αλλά πώς φαίνεται στην πράξη; Να μερικά παραδείγματα:
Ανθρώπινο δυναμικό
Το HR είναι υπεύθυνο για όλες τις λειτουργίες που σχετίζονται με τον κύκλο ζωής των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων:
- ΠΡΟΣΛΗΨΗ
- Ενσωμάτωση
- Διαχείριση της απόδοσης
- Offboarding
Και όλα ενδιάμεσα.
Εάν η ομάδα ανθρώπινου δυναμικού δεν μπορεί να βελτιστοποιήσει αυτές τις λειτουργίες, μπορεί να έχει σημαντικές συνέπειες για τη δεξαμενή ταλέντων μιας εταιρείας. Η καλή ενσωμάτωση έχει τη δυνατότητα να αυξήσει τη διατήρηση των εργαζομένων κατά όσο και 82%. Αυτό είναι σημαντικό!
Προκειμένου να βελτιστοποιηθούν οι λειτουργίες ανθρώπινου δυναμικού , οι καθημερινές εργασίες μπορεί να περιλαμβάνουν πράγματα όπως η αναζήτηση τρόπων βελτίωσης της ικανοποίησης των εργαζομένων και η δημιουργία νέων διαδικασιών ενσωμάτωσης. Αν και διαφέρουν, είναι και τα δύο σημαντικά για τις επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Εμπορία
Δεν μπορείτε να πουλήσετε κάτι χωρίς μάρκετινγκ, σωστά; Όλες οι επαναλαμβανόμενες διαδικασίες που πρέπει να έχει η ομάδα μάρκετινγκ για να πάρει τη λέξη εκεί έξω για το προϊόν ή την υπηρεσία σας εμπίπτουν στην ομπρέλα των επιχειρηματικών λειτουργιών.
Αλλά δεν μιλώ μόνο για τις εντυπωσιακές καμπάνιες που κάνουν ή τις φιλικές προς το SEO δημοσιεύσεις που γράφουν. Μιλάω επίσης για τα backend μέρη του μάρκετινγκ. Επειδή μια καλά καθιερωμένη διαδικασία για την έγκριση υλικού μάρκετινγκ είναι εξίσου σημαντική με τα ίδια τα υλικά. Οι λειτουργίες εκτελούνται πιο ομαλά όταν υπάρχουν εγκρίσεις και, κατά συνέπεια, λογοδοσία.
Οι έμποροι είναι επίσης υπεύθυνοι για τη συλλογή καλά ερευνημένων πληροφοριών αγοράς, μια καθημερινή εργασία που μπορεί να κάνει τεράστια διαφορά στα κέρδη μιας εταιρείας. Έτσι, αν δεν γίνει καλά, μπορεί να κοστίσει περισσότερο από ό,τι αξίζει.
Εκπτώσεις
Οι επιχειρηματικές δραστηριότητες στις πωλήσεις έχουν να κάνουν με τη διασφάλιση ότι η ομάδα πωλήσεων έχει τον μέγιστο χρόνο μέσα στην ημέρα για να προσπαθήσει να πραγματοποιήσει μια πώληση.
Εάν οι εκπρόσωποι πωλήσεων πρέπει να αφιερώσουν πολύ χρόνο για να καταγράψουν πληροφορίες ή να αναπτύξουν στρατηγικές πωλήσεων, τότε είναι ένα παράδειγμα κακής επιχειρηματικής λειτουργίας.
Ωστόσο, φροντίζοντας να εκτελούνται ομαλά όλες οι διαδικασίες που πραγματοποιούνται στα παρασκήνια των συναντήσεων πωλήσεων και των ψυχρών κλήσεων, σημαίνει ότι οι εκπρόσωποί σας μπορούν να αφιερώσουν όσο το δυνατόν περισσότερο χρόνο με έναν πελάτη για να οικοδομήσουν σχέσεις και να κλείσουν μια πώληση. Αυτό, με τη σειρά του, αυξάνει τα κέρδη και αποτελεί παράδειγμα καλής επιχειρηματικής λειτουργίας.
Για να το επιτύχετε αυτό, μπορεί να θέλετε να εξετάσετε πράγματα όπως οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας για να εξοικονομήσετε χρόνο για την ομάδα πωλήσεών σας . Αυτό συνδέεται με τη χρήση τεχνολογίας για τη βελτίωση των λειτουργιών της επιχείρησής σας.
Χρηματοδότηση
Αυτό καλύπτει οτιδήποτε έχει να κάνει με τα οικονομικά μιας εταιρείας, μαζί με τη λήψη οικονομικών αποφάσεων.
Αυτό είναι ίσως το πιο ευαίσθητο από όλα αυτά γιατί μια γκάφα θα μπορούσε να καταστρέψει μια επιχείρηση για πάντα. Για αυτές τις επιχειρηματικές δραστηριότητες, το θέμα δεν είναι η αποτελεσματική λειτουργία, αλλά η σωστή λειτουργία.
Ως εκ τούτου, οι καθημερινές τους εργασίες περιλαμβάνουν πράγματα όπως:
- Δημιουργία επενδυτικών στρατηγικών
- Διαχείριση συναλλαγών
- Κάνοντας μισθοδοσία
- Σύνταξη οικονομικών αναφορών
- Έλεγχος
Όπως το μάρκετινγκ, όλες οι διαδικασίες που αναφέρονται παραπάνω θα πρέπει να συνοδεύονται από μια υποδιεργασία που εγκρίνει καθεμία από αυτές για την αποφυγή σφαλμάτων. Χωρίς αυτό, είναι μόνο θέμα χρόνου να κάνει κάποιος ένα λάθος που κοστίζει σε μια εταιρεία πολύ χρόνο και χρήμα.
Προϊόν
Από τα πέντε παραδείγματά μας, αυτό είναι το ευρύτερο επειδή καλύπτει τα πάντα, από τη δημιουργία ενός πραγματικού προϊόντος έως την ομάδα προϊόντων.
Ο στόχος των λειτουργιών που σχετίζονται με το προϊόν είναι να διασφαλίσουν ότι η ομάδα προϊόντων έχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται (προϋπολογισμός, αναφορές, κ.λπ.) για να επιτύχει βελτιώσεις στο προϊόν με βάση τα σχόλια των πελατών. Με τη σειρά της, η ομάδα προϊόντος παρουσιάζει αυτές τις αλλαγές στην ομάδα που είναι υπεύθυνη για την κατασκευή του προϊόντος.
Για να επιτευχθεί αυτό, θα πρέπει να καθιερωθούν επαναλαμβανόμενες διαδικασίες για να διασφαλιστεί ότι η ομάδα προϊόντων λαμβάνει πάντα νέες πληροφορίες από άλλες ομάδες όταν προκύπτουν. Χωρίς αυτό, η ομάδα προϊόντων δεν μπορεί να κάνει σωστά τη δουλειά της. Και αν συμβαίνει αυτό, το προϊόν δεν μπορεί να βελτιωθεί, κάτι που μπορεί να βλάψει τις πωλήσεις.
Βέλτιστες πρακτικές επιχειρηματικών λειτουργιών
Εάν δεν είναι σαφές μέχρι τώρα, οι επιχειρηματικές δραστηριότητες είναι όλες διασυνδεδεμένες. Εάν ένα τμήμα αποτυγχάνει στις λειτουργίες του, μπορεί να έχει αποτέλεσμα ντόμινο σε άλλα τμήματα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πρέπει να υιοθετήσετε τις βέλτιστες πρακτικές για τις επιχειρηματικές λειτουργίες σε όλους τους τομείς, ώστε ο οργανισμός σας να μπορεί να λειτουργεί σαν ένα καλά λαδωμένο μηχάνημα.
Βελτιώστε τις διαδικασίες
Οι λειτουργίες δεν είναι τίποτα χωρίς διαδικασίες. Οι διαδικασίες είναι τα δομικά στοιχεία που συνθέτουν τις καλές λειτουργίες. Εάν βελτιστοποιήσετε τις διαδικασίες σας, βελτιστοποιείτε αυτόματα τις λειτουργίες σας.
Υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να συμβεί αυτό.
- Αναζητήστε αναποτελεσματικότητα στις τρέχουσες διαδικασίες
- Αναλύστε τα αποτελέσματα
- Αυτοματοποιήστε επαναλαμβανόμενες εργασίες
- Λάβετε σχόλια εργαζομένων
- Κάντε προσαρμογές
Η αυτοματοποίηση των επαναλαμβανόμενων εργασιών είναι μεγάλη, γιατί σώζει την ομάδα σας από την επιπόλαια εργασία που απαιτεί πολύ χρόνο. Χρόνο που θα μπορούσαν να ξοδεύουν σε περισσότερες εργασίες υψηλής αξίας.
Η χρήση λογισμικού επιχειρηματικών διαδικασιών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αυτοματοποιήσετε αυτές τις εργασίες και να μειώσετε τη συνολική αναποτελεσματικότητα στις διαδικασίες. Ενώ τα περισσότερα κοστίζουν χρήματα, είναι μια αξιόλογη επένδυση γιατί τελικά σας εξοικονομεί περισσότερα χρήματα από όσα ξοδεύετε βελτιώνοντας τις συνολικές σας λειτουργίες.
Μετρήστε την απόδοση
Βρείτε ρεαλιστικούς και μετρήσιμους στόχους για την επιχείρησή σας. Κάνοντας αυτό, μπορείτε να αναλύσετε πιο εύκολα την απόδοση. Θα σας επιτρέψει επίσης να εντοπίσετε τους συγκεκριμένους τομείς που χρειάζονται βελτίωση. Ποια τμήματα επιβραδύνουν τις λειτουργίες και γιατί;
Αυτοί οι στόχοι πρέπει να είναι συγκεκριμένοι. Εάν ο στόχος σας είναι να πραγματοποιήσετε περισσότερα κέρδη το επόμενο τρίμηνο, δεν θα μπορείτε να μετρήσετε πολλά από αυτό. Αλλά αν ο στόχος σας είναι να αυξήσετε τα κέρδη κατά 10%, τότε μπορείτε να μοιραστείτε αυτόν τον αριθμό με τους υπαλλήλους σας και αυτοί ξέρουν σε τι να εργαστούν.
Εάν δεν πετύχετε αυτόν τον στόχο, μπορείτε να πάτε σε κάθε τμήμα και να μιλήσετε μαζί τους για τις λειτουργίες τους για να καταλάβετε το πρόβλημα.
Παρακολουθήστε τις τάσεις
Ένα από τα χειρότερα πράγματα που μπορείτε να κάνετε είναι να μείνετε στάσιμοι στις λειτουργίες σας. Ολόκληρη η στάση εάν-δεν-χάλασε-μην-διορθώνετε. Ίσως ισχύει για ορισμένες περιπτώσεις, αλλά όχι για επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Οι τάσεις μπορεί να περιλαμβάνουν αλλαγές στην αγορά και τη βιομηχανία, νέα τεχνολογία, νέους νόμους και αλλαγές στην οικονομία. Για να παραμείνετε ανταγωνιστικοί, πρέπει να παραμείνετε στην κορυφή τους και να είστε ανοιχτοί σε αλλαγές.
Το λέμε πολιτική της συνεχούς βελτίωσης. Ποτέ μην συμβιβάζεστε και σκέφτεστε ότι αυτό που κάνετε είναι αρκετά καλό. Υπάρχουν πάντα βελτιώσεις που θα μπορούσαν να γίνουν. Παρακολουθήστε τις νέες τάσεις και ακούστε τα σχόλια από τους πελάτες και τους υπαλλήλους σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα γίνετε ο επόμενος K-Mart .
Χρησιμοποιήστε δεδομένα για να λάβετε αποφάσεις
Τέλος, πρέπει να εμπιστεύεστε τα δεδομένα και να τα χρησιμοποιείτε για να λαμβάνετε αποφάσεις. Όσο κι αν θέλουμε να λαμβάνουμε αποφάσεις με βάση τα συναισθήματά μας ή τα προηγούμενα αποτελέσματα, δεν είναι πάντα οι καλύτεροι δείκτες για το πού πρέπει να πάμε.
Τα περισσότερα λογισμικά διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών διαθέτουν μια δυνατότητα ανάλυσης και αναφοράς που σας επιτρέπει να βλέπετε τις μετρήσεις όλων των διαδικασιών που χρησιμοποιούνται. Αυτό είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε όταν αναζητάτε δεδομένα.
Αυτό είναι επίσης όπου οι τάσεις επανέρχονται στο παιχνίδι. Εξετάζοντας πράγματα όπως ο πληθωρισμός, οι νέες τοπικές πολιτικές και οι δημοσκοπήσεις του κλάδου μπορεί να σας πει ποιες προσαρμογές πρέπει να κάνετε για να βελτιώσετε τις λειτουργίες.
Συνδυάστε τα δύο σετ δεδομένων και θα είστε ασταμάτητοι!
Ενα τελευταίο πράγμα
Επειδή οι επιχειρηματικές δραστηριότητες είναι ένας τόσο ευρύς όρος, μπορεί να είναι δύσκολο να γνωρίζετε από πού να ξεκινήσετε εάν ενδιαφέρεστε να τον βελτιώσετε.
Μην ανησυχείτε, απλώς κάντε τα πάντα ένα βήμα τη φορά. Μπορείτε απλά να ξεκινήσετε γράφοντας όλες τις διαφορετικές διαδικασίες που χρησιμοποιούνται σε κάθε τμήμα. Από εκεί, πηγαίνετε στους επικεφαλής των τμημάτων και λαμβάνετε πληροφορίες για το πώς τρέχουν οι διαδικασίες αυτή τη στιγμή.
Μετά από αυτό, θα πρέπει να αρχίσει να γίνεται σαφές ποιους τομείς πρέπει να βελτιώσετε για να έχετε τις πιο βελτιστοποιημένες επιχειρηματικές δραστηριότητες. Μην τρομάζετε. Μπορείς να το κάνεις!
