Πώς να μετακινήσετε μια λίστα SharePoint σε άλλη τοποθεσία

Η μετακίνηση μιας λίστας SharePoint σε άλλη τοποθεσία μπορεί να είναι δύσκολη. Αλλά με τις σωστές πληροφορίες και βοήθεια, μπορεί να γίνει χωρίς προβλήματα. Εδώ, θα ρίξουμε μια ματιά στα βήματα για τη μετακίνηση μιας λίστας SharePoint. Έτσι τα δεδομένα σας παραμένουν ανέπαφα και είναι εύκολα προσβάσιμα.

1. Η εγκατάσταση του νέου ιστότοπου είναι το κλειδί. Βεβαιωθείτε ότι έχει όλες τις στήλες και τις ρυθμίσεις που χρειάζεται η λίστα. Εάν όχι, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα λίστα ή να επεξεργαστείτε μια υπάρχουσα.
2. Τώρα για να εξαγάγετε τη λίστα, μεταβείτε στις ρυθμίσεις της και επιλέξτε «Αποθήκευση λίστας ως πρότυπο». Αυτό θα δημιουργήσει ένα αρχείο .stp με τις πληροφορίες και τις ρυθμίσεις της λίστας.
3. Για να εισαγάγετε το αρχείο, μεταβείτε στις ρυθμίσεις του ιστότοπου προορισμού. Επιλέξτε «Προσθήκη εφαρμογής» και μετά «Εφαρμογές που μπορείτε να προσθέσετε». Επιλέξτε «Μεταφόρτωση προσαρμοσμένης εφαρμογής» και ανεβάστε το αρχείο .stp. Αυτό θα δημιουργήσει μια νέα παρουσία της λίστας SharePoint.
4. Τέλος, ελέγξτε ξανά τις αντιστοιχίσεις στηλών και τυχόν προσαρμοσμένες ρυθμίσεις. Για να εξασφαλιστεί μια επιτυχημένη μετάβαση για όλους.

Κατανόηση της μετεγκατάστασης λίστας SharePoint

Η μετεγκατάσταση λίστας SharePoint σημαίνει μετακίνηση λίστας από μια τοποθεσία σε άλλη. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες να μετακινούν δεδομένα, ρυθμίσεις και διαμορφώσεις με ευκολία. Αυτό εγγυάται ότι σημαντικές πληροφορίες είναι διαθέσιμες στο επιθυμητό σημείο χωρίς να λείπουν δεδομένα ή διακοπές.

Κατά τη μετεγκατάσταση μιας λίστας SharePoint, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη παράγοντες όπως τα δικαιώματα, οι ροές εργασίας και οι προσαρμογές. Απαιτείται προσεκτικός σχεδιασμός και προετοιμασία για να διασφαλιστεί ότι η μετάβαση είναι ομαλή και δεν θα επηρεάσει τις επιχειρηματικές δραστηριότητες.

Η μετεγκατάσταση μιας λίστας περιλαμβάνει την εξαγωγή της από την πηγή και την εισαγωγή της στον προορισμό. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω εγγενών εργαλείων όπως το PowerShell ή το λογισμικό μετεγκατάστασης τρίτων. Είναι απαραίτητο να χαρτογραφήσετε τα πεδία και να βεβαιωθείτε ότι οι ιστότοποι προέλευσης και προορισμού είναι συμβατοί.

ABC Corporation αντιμετώπισαν δυσκολίες κατά τη μετεγκατάσταση της λίστας διαχείρισης έργων τους λόγω οργανωτικών αλλαγών. Είχαν πρόβλημα με τη διατήρηση της μορφοποίησης στηλών και τη διατήρηση της σχέσης μεταξύ διαφορετικών λιστών. Αλλά με σωστό προγραμματισμό και επαγγελματική βοήθεια, ABC Corporation ολοκλήρωσε έγκαιρα τη διαδικασία μετανάστευσης.

Προετοιμασία για τη Μετανάστευση

Για να μετεγκαταστήσετε μια λίστα SharePoint σε άλλη τοποθεσία με επιτυχία, ακολουθήστε αυτά τα τέσσερα βήματα:

πώς να βρείτε τον κωδικό κλειδιού για το microsoft office

1. Ελέγξτε τα δικαιώματα: Βεβαιωθείτε ότι έχετε πρόσβαση και στους ιστότοπους προέλευσης και προορισμού. Αυτό περιλαμβάνει άδεια δημιουργίας λιστών και βιβλιοθηκών στον στόχο.
2. Δεδομένα εκκαθάρισης: Ελέγξτε και καθαρίστε τα δεδομένα σας πριν τα μεταφέρετε. Διαγράψτε τυχόν παλιά ή μη απαραίτητα στοιχεία. Επίσης, εξετάστε το ενδεχόμενο αναδιάρθρωσης της λίστας ώστε να ταιριάζει στη ρύθμιση του νέου ιστότοπου.
3. Ενημέρωση συνδέσμων/αναφορών: Εάν η λίστα σας περιέχει συνδέσμους/αναφορές του SharePoint, φροντίστε να τις αναθεωρήσετε. Δεν θέλετε κατεστραμμένους συνδέσμους μετά τη μετεγκατάσταση.
4. Δοκιμαστικό τρέξιμο: Δοκιμάστε τη διαδικασία με ένα μικρό σύνολο δεδομένων. Αυτό θα εντοπίσει τα σφάλματα και θα σας επιτρέψει να τα διορθώσετε προτού μετακινήσετε όλα τα δεδομένα σας.

Επίσης, σημειώστε ότι οι προσαρμογές/ροές εργασίας ενδέχεται να μην μεταφέρονται αυτόματα. Σχεδιάστε εκ των προτέρων και δημιουργήστε ξανά/διαμορφώστε τα στη νέα τοποθεσία, εάν χρειάζεται. Επαγγελματική συμβουλή: Τεκμηριώστε το σχέδιό σας και παρακολουθήστε τυχόν αλλαγές. Αυτό θα κάνει τις μελλοντικές μεταναστεύσεις πιο ομαλές.

Εξαγωγή της λίστας SharePoint

1. Ξεκινήστε πηγαίνοντας στο Λίστα SharePoint θέλετε να εξάγετε.
2. Επίλεξε το καρτέλα «Λίστα». στην κορδέλα και κάντε κλικ 'Εξαγωγή στο Excel' .
3. Αποθηκεύστε το αρχείο στον υπολογιστή σας.
4. Στη συνέχεια, μεταβείτε στον ιστότοπο προορισμού στον οποίο θέλετε να εισαγάγετε τη λίστα.
5. Επιλέγω «Περιεχόμενα ιστότοπου» και κάντε κλικ 'Προσθήκη εφαρμογής' .
6. Επιλέγω 'Εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου' και ακολουθήστε τα βήματα.

Είναι επίσης σημαντικό να θυμάστε ότι κατά την εξαγωγή μιας λίστας SharePoint, όλα τα σχετικά μεταδεδομένα που επισυνάπτονται σε κάθε καταχώρηση θα μετακινηθούν επίσης. Αυτό διασφαλίζει ότι λεπτομέρειες όπως ο συγγραφέας, η ημερομηνία δημιουργίας και η τροποποίηση παραμένουν στο νέο μέρος.

Είναι ενθαρρυντικό να σκεφτόμαστε πώς η εξαγωγή μιας λίστας SharePoint έχει μεταμορφώσει τη διαχείριση δεδομένων για εταιρείες σε όλο τον κόσμο. Η δυνατότητα εύκολης μετακίνησης λιστών μεταξύ τοποθεσιών επέτρεψε στις ομάδες να συνεργάζονται πιο αποτελεσματικά, επιτρέποντάς τους να έχουν πρόσβαση και να μοιράζονται τα απαραίτητα δεδομένα χωρίς καμία δυσκολία. Αυτό το χαρακτηριστικό ήταν ανεκτίμητο για την ενίσχυση της παραγωγικότητας και την απλούστευση των ροών εργασίας σε επιχειρήσεις όλων των μεγεθών.

Εισαγωγή της λίστας SharePoint

Για να εισαγάγετε μια λίστα SharePoint σε άλλη τοποθεσία, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Εξαγωγή της λίστας: Μεταβείτε στη λίστα προέλευσης και κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα στην κορδέλα. Επιλέξτε Εξαγωγή σε Excel και αποθηκεύστε το αρχείο Excel στον υπολογιστή σας.
2. Δημιουργία νέας λίστας: Μεταβείτε στην τοποθεσία προορισμού. Δημιουργήστε μια νέα λίστα με τις ίδιες στήλες με την αρχική λίστα. Επιλέξτε Νέο και μετά Λίστα στην περιοχή Περιεχόμενα τοποθεσίας.
3. Εισαγωγή δεδομένων Excel: Ανοίξτε τη νέα λίστα και κάντε κλικ στην επιλογή Γρήγορη επεξεργασία. Επικολλήστε τα δεδομένα από το εξαγόμενο αρχείο Excel σε αυτήν την προβολή. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας.
4. Προσαρμογή μορφοποίησης στήλης: Ελέγξτε τη μορφοποίηση κάθε στήλης για να βεβαιωθείτε ότι ταιριάζει με αυτήν της αρχικής λίστας. Κάντε προσαρμογές χρησιμοποιώντας τις ρυθμίσεις στηλών εάν χρειάζεται.
5. Επικύρωση δεδομένων: Ελέγξτε για ακρίβεια κάθε στοιχείο στη λίστα εισαγωγής. Κάντε τις απαραίτητες ενημερώσεις.
6. Δοκιμαστική λειτουργικότητα: Δοκιμάστε όλες τις λειτουργίες που σχετίζονται με τη λίστα, όπως ροές εργασιών, δυνατότητες αναζήτησης και δικαιώματα.

Επαγγελματική συμβουλή: Χρησιμοποιήστε τη δέσμη ενεργειών PowerShell για να αυτοματοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία. Αυτό θα εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια εάν έχετε να κάνετε με μεγάλα σύνολα δεδομένων ή συχνές μεταφορές.

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα και χρησιμοποιώντας χρήσιμες συμβουλές, μπορείτε εύκολα να μετακινήσετε τη Λίστα του SharePoint μεταξύ τοποθεσιών.

Δοκιμή και επαλήθευση της μετανάστευσης

Για επιτυχή μετεγκατάσταση μιας λίστας SharePoint σε άλλη τοποθεσία, ακολουθήστε αυτά τα 5 βήματα:

1. Εξάγετε τη λίστα επιλέγοντας Εξαγωγή σε Excel από το μενού λίστας. Αποθηκεύστε το εξαγόμενο αρχείο Excel στον τοπικό σας υπολογιστή.
2. Μεταβείτε στον ιστότοπο προορισμού και επιλέξτε Εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου από το μενού Ενέργειες ιστότοπου. Στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες για να εισαγάγετε το αρχείο Excel σε μια νέα λίστα.
3. Συγκρίνετε δεδομένα μεταξύ της αρχικής και της λίστας μετεγκατάστασης για να ελέγξετε για τυχόν λείπουν ή λανθασμένα δεδομένα.
4. Ελέγξτε όλες τις λειτουργίες της λίστας μετεγκατάστασης, όπως ταξινόμηση, φιλτράρισμα, επεξεργασία και διαγραφή στοιχείων. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι λειτουργίες λειτουργούν σωστά στο νέο περιβάλλον.
5. Συμμετοχή των τελικών χρηστών στις δοκιμές και συλλογή σχολίων σχετικά με τη χρηστικότητα και την απόδοση. Εκπαιδεύστε τους και αντιμετωπίστε τυχόν ανησυχίες πριν ολοκληρώσετε τη μετεγκατάσταση.

Η δοκιμή και η επαλήθευση είναι ζωτικής σημασίας για μια επιτυχημένη μετεγκατάσταση της λίστας του SharePoint. Επιπλέον, οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να ενημερώνονται για τυχόν πιθανές διακοπές ή διακοπές λειτουργίας κατά τη διάρκεια της διαδικασίας μετάβασης. Ακολουθεί ένα ενδιαφέρον γεγονός που σχετίζεται με τις μετεγκαταστάσεις του SharePoint: Μια μελέτη από το Sharegate διαπίστωσε ότι περισσότερο από το 70% των οργανισμών αντιμετωπίζουν προκλήσεις στον σχεδιασμό και την εκτέλεση των μετεγκαταστάσεων του SharePoint με επιτυχία.

Βήματα μετά τη μετανάστευση

Η μετεγκατάσταση μιας λίστας SharePoint μπορεί να είναι περίπλοκη. Μετά τη μετακόμιση, πρέπει να λάβετε μέτρα για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί καλά.

1. Έλεγχος και ενημέρωση δικαιωμάτων: Ελέγξτε ότι οι σωστοί χρήστες έχουν τη σωστή πρόσβαση και τους κατάλληλους ρόλους.
2. Επαλήθευση της λειτουργικότητας λίστας: Δοκιμάστε την προσθέτοντας, επεξεργάζεστε και διαγράφοντας στοιχεία.
3. Ενημέρωση προσαρμογών: Βεβαιωθείτε ότι τυχόν προσαρμογές όπως ροές εργασίας, δέκτες συμβάντων και πεδία έχουν ενημερωθεί.
4. Έλεγχος ακεραιότητας δεδομένων: Συγκρίνετέ το με την αρχική πηγή για τυχόν δεδομένα που λείπουν ή είναι κατεστραμμένα.
5. Επικοινωνήστε τις αλλαγές: Ενημερώστε τους ενδιαφερόμενους για την κίνηση και παρέχετε εκπαίδευση.
6. Παρακολούθηση και αντιμετώπιση προβλημάτων: Ελέγξτε για τυχόν προβλήματα απόδοσης ή σφάλματα. Διορθώστε τα γρήγορα.

Θυμηθείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των λιστών του SharePoint πριν και μετά τη μετεγκατάσταση.

συμπέρασμα

Η μετακίνηση μιας λίστας SharePoint μπορεί να γίνει εύκολα, με τα σωστά βήματα.

1. Πρώτα, βεβαιωθείτε ότι έχετε τα δικαιώματα.
2. Μετά από αυτό, εξάγετε τη λίστα στο Excel και αποθηκεύστε την τοπικά.
3. Δημιουργήστε μια νέα λίστα στην τοποθεσία προορισμού και εισαγάγετε το αρχείο Excel σε αυτήν.
4. Τέλος, προσαρμόστε τις στήλες και τις ρυθμίσεις της νέας λίστας.

Οι επιπλέον λεπτομέρειες μπορούν να κάνουν τη διαδικασία πιο εύκολη. Για παράδειγμα, εάν έχετε πολλά δεδομένα, χρησιμοποιήστε εργαλεία μετεγκατάστασης για αυτοματοποίηση. Μια εταιρεία πρόσφατα μετέφερε τη λίστα της χωρίς απώλεια δεδομένων. Ακολούθησαν τα βήματα και χρησιμοποίησαν ένα εργαλείο μετεγκατάστασης. Θυμηθείτε, η μετακίνηση μιας λίστας SharePoint δεν είναι δύσκολη. Λαμβάνοντας τα κατάλληλα βήματα και χρησιμοποιώντας εργαλεία μετεγκατάστασης, μπορείτε να ολοκληρώσετε τη μετάβαση εύκολα και να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ασφαλή.

Συχνές Ερωτήσεις

Ε: Πώς μπορώ να μετακινήσω μια λίστα του SharePoint σε άλλη τοποθεσία;

Α: Για να μετακινήσετε μια λίστα του SharePoint σε άλλη τοποθεσία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αποθήκευση ως πρότυπο για να εξαγάγετε τη λίστα ως αρχείο προτύπου και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε μια νέα λίστα χρησιμοποιώντας αυτό το πρότυπο στην τοποθεσία προορισμού.

Ε: Μπορώ να μετακινήσω μια λίστα του SharePoint σε άλλη τοποθεσία χωρίς να χρησιμοποιήσω πρότυπα;

Α: Ναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία μετεγκατάστασης τρίτων ή API του SharePoint για να μετακινήσετε μια λίστα σε άλλη τοποθεσία χωρίς να βασίζεστε σε πρότυπα.

Ε: Πώς μπορώ να εξαγάγω και να εισάγω ένα πρότυπο λίστας SharePoint;

Α: Για να εξαγάγετε ένα πρότυπο λίστας, μεταβείτε στη σελίδα Ρυθμίσεις λίστας, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση λίστας ως πρότυπο, δώστε ένα όνομα και προαιρετική περιγραφή και, στη συνέχεια, πραγματοποιήστε λήψη του αρχείου .stp. Για να εισαγάγετε το πρότυπο, μεταβείτε στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας της τοποθεσίας προορισμού, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα προτύπων στις Γκαλερί Web Designer και μεταφορτώστε το αρχείο .stp.

Ε: Τι συμβαίνει με τα δεδομένα της λίστας όταν τα μετακινείτε σε άλλο ιστότοπο;

Α: Όταν μετακινείτε μια λίστα του SharePoint σε άλλη τοποθεσία χρησιμοποιώντας πρότυπα, η δομή και οι ρυθμίσεις της λίστας διατηρούνται, αλλά τα υπάρχοντα δεδομένα δεν περιλαμβάνονται. Ωστόσο, εάν χρησιμοποιείτε εργαλεία μετεγκατάστασης τρίτου μέρους ή API του SharePoint, μπορείτε να μετεγκαταστήσετε τόσο τη δομή της λίστας όσο και τα δεδομένα.

Ε: Υπάρχουν περιορισμοί ή ζητήματα κατά τη μεταφορά μιας λίστας SharePoint σε άλλη τοποθεσία;

Α: Ναι, υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Εάν οι ιστότοποι προέλευσης και προορισμού έχουν διαφορετικές δυνατότητες ή διαμορφώσεις, ορισμένες ρυθμίσεις ή προσαρμογές ενδέχεται να μην είναι πλήρως συμβατές. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε τα απαραίτητα δικαιώματα για την εξαγωγή και εισαγωγή προτύπων λίστας ή την εκτέλεση μετεγκατάστασης δεδομένων.

Ε: Μπορώ να μετακινήσω μια λίστα με άθικτες τις σχετικές ροές εργασίας και τα δικαιώματα;

Α: Ναι, όταν χρησιμοποιείτε εργαλεία μετεγκατάστασης τρίτων ή API του SharePoint, είναι δυνατό να διατηρηθούν οι σχετικές ροές εργασίας και τα δικαιώματα κατά τη μεταφορά μιας λίστας σε άλλη τοποθεσία. Ωστόσο, αυτές οι μετεγκαταστάσεις ενδέχεται να απαιτούν πρόσθετη διαμόρφωση και ρύθμιση.