Τι είναι η ροή εργασίας; Ένας οδηγός για αρχάριους για τη διαχείριση ροής εργασιών

Αν κοιτάξετε την πρώτη σελίδα της Google για το τι είναι μια ροή εργασίας, το πρώτο αποτέλεσμα είναι κυριολεκτικά ο ορισμός του λεξικού.

Η αλληλουχία βιομηχανικών, διοικητικών ή άλλων διαδικασιών μέσω των οποίων ένα κομμάτι της εργασίας περνά από την έναρξη στην ολοκλήρωση.

Τότε έχετε τον ορισμό του Kissflow, ο οποίος δεν είναι πιο σαφής:

Μια ακολουθία εργασιών που επεξεργάζεται δεδομένα μέσω μιας συγκεκριμένης διαδρομής από την έναρξη έως την ολοκλήρωση.

Και μετά υπάρχει, λοιπόν, αυτή η σελίδα. Και πώς ορίζουμε μια ροή εργασίας;

ημερολόγιο κενό

Μια ροή εργασίας είναι ο τρόπος με τον οποίο ολοκληρώνετε τη δουλειά.

Τώρα κάπου φτάνουμε.

Τι είναι η ροή εργασίας;

Οι ροές εργασίας είναι μια σειρά βημάτων που πρέπει να ολοκληρωθούν σε μια διαδικασία.

Σκεφτείτε το κυριολεκτικά ως εργασία που ρέει από το ένα στάδιο στο άλλο, είτε μέσω συναδέλφου, εργαλείου ή άλλης διαδικασίας. Μπορείτε να εκτελέσετε μια πλήρη ροή εργασίας μόνοι σας (όπως η σύνταξη, η επεξεργασία και η δημοσίευση μιας ανάρτησης ιστολογίου) ή μπορεί να περιλαμβάνει πολλά άτομα (όπως η τιμολόγηση ενός πελάτη).

Γιατί είναι σημαντικές οι ροές εργασίας;

Για τις επιχειρήσεις, οι ροές εργασίας μπορεί να γίνουν εξαιρετικά περίπλοκες.

Σκεφτείτε τη διαδικασία ενσωμάτωσης του υπαλλήλου σας. Πολλά διαφορετικά τμήματα πρέπει να συντονιστούν για να ολοκληρωθεί σωστά αυτή η διαδικασία. Εκτός από την απώλεια του νέου σας ταλέντου, η κακή ενσωμάτωση μπορεί επίσης να οδηγήσει σε σοβαρά ζητήματα συμμόρφωσης.

Σε αυτό το επίπεδο πρέπει να παρακολουθούνται, να διαχειρίζονται και να βελτιστοποιούνται σωστά για να βεβαιωθείτε ότι είναι όσο πιο αποτελεσματικά μπορούν.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ροών εργασίας και διαδικασιών;

Ροή εργασιών και επεξεργάζομαι, διαδικασία συχνά χρησιμοποιούν εναλλακτικά. Λαμβάνοντας υπόψη ότι συχνά έρχονται ως ταιριαστό σετ, αυτό είναι κατανοητό.

Η παραπάνω εικόνα παραθέτει τις κύριες διαφορές μεταξύ ροών εργασίας και διαδικασιών, αλλά το κύριο σημείο είναι:

ΕΝΑ επεξεργάζομαι, διαδικασία είναι μια μέθοδος που χρησιμοποιείται για να εκτελώ μια ακολουθία από δραστηριότητες .

ΕΝΑ ροή εργασιών είναι ένα εργαλείο συνηθισμένος διευκολύνουν αυτή τη μέθοδο .

Αν επιστρέψουμε στο παράδειγμα ενσωμάτωσης του υπαλλήλου, η διαδικασία είναι όλα τα διαφορετικά βήματα που πρέπει να γίνουν, όπως:

• Συμπληρώθηκε η γραφική εργασία
• Ρύθμιση σταθμού εργασίας
• Εκπαίδευση

Η ροή εργασίας χαρτογραφεί αυτά τα βήματα σε μια σαφή δομή, ώστε να είναι εύκολο να απεικονιστεί τι πρέπει να γίνει σε ένα διάγραμμα ή λίστα ελέγχου.

Βέλτιστες πρακτικές ροής εργασιών

Για να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική ροή εργασίας πρέπει να απαντήσετε σε τρεις σημαντικές ερωτήσεις:

• Ποιες ακριβώς δουλειές πρέπει να γίνουν;
• Ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε δουλειά;
• Πόσο χρόνο θα πάρει κάθε εργασία;

Απαντώντας σε αυτές τις ερωτήσεις και δομώντας τις απαντήσεις σε ένα γράφημα ή μια διαδικασία, λαμβάνετε μια ροή εργασίας.

Μετρώντας την εργασία που πρέπει να γίνει, μπορείτε να διαχειριστείτε πόσο βέλτιστα εκτελείται . Διαφορετικά, δεν έχετε ιδέα τι συμβαίνει ή πού βρίσκεται το σημείο συμφόρησης στη δραστηριότητα της ομάδας σας.

Στάδια μιας ροής εργασίας

Η δημιουργία μιας ροής εργασίας περιορίζεται σε 5 στάδια:

1. Προσδιορίστε τις εργασίες που πρέπει να γίνουν
2. Καθορίστε ποιος είναι υπεύθυνος για αυτά τα καθήκοντα
3. Οργανώστε τις εργασίες σε μια σειρά
4. Δοκιμάστε τη ροή εργασίας
5. Επανεξέταση και επανάληψη

Είναι σημαντικό να εξασκείτε τη συνεχή βελτίωση όσον αφορά τη διατήρηση των ροών εργασίας σας. Κάνοντας αυτές τις μικρές τροποποιήσεις στην πορεία θα διασφαλίσετε ότι η ροή εργασίας σας περιλαμβάνει μόνο τις πιο απαραίτητες και ενημερωμένες εργασίες – και δεν θα χρειαστεί να ξοδέψετε χρόνο σε μια σημαντική αναθεώρηση στη συνέχεια.

Τα 3 βασικά στοιχεία μιας ροής εργασίας

Ενώ ο αριθμός των εργασιών σε κάθε ροή εργασίας μπορεί να κυμαίνεται από 8 έως 80, κάθε ροή εργασίας αποτελείται από 3 βασικά στοιχεία:

Δώσει το έναυσμα για:Το συμβάν που ξεκινά τη ροή εργασίας. Αυτό μπορεί να είναι μια ενέργεια, μια απόφαση, μια συγκεκριμένη στιγμή ή μια απάντηση σε κάτι.Σειρά εργασιών/εργασία:Αυτό περιλαμβάνει όλες τις εργασίες, τους ανθρώπους και τα παραδοτέα που εμπλέκονται στη ροή εργασίας.Αποτελέσματα:Τι παράγει η ροή εργασίας. Ένα αποτέλεσμα ή αποτέλεσμα μπορεί να είναι κάτι απτό όπως η αγορά μιας υπηρεσίας ή πιο αφηρημένο όπως η πρόσβαση σε ορισμένες πληροφορίες.

Η σειρά εργασιών θα καταλάβει το μεγαλύτερο μέρος της ροής εργασίας, αλλά τόσο το έναυσμα όσο και τα αποτελέσματα είναι εξίσου σημαντικά. Εάν δεν ξέρετε πού πρέπει να ξεκινήσει και να τελειώσει η διαδικασία σας, η ροή εργασίας σας θα είναι αρκετά άχρηστη.

Τύποι ροών εργασίας

Επειδή είναι πάντα καλύτερο να κάνετε τα πράγματα σε τρία, υπάρχουν τρεις κύριοι τύποι ροής εργασίας που θα συναντήσετε:

• Ροές εργασιών έργου
• Απλές ροές εργασίας διαδικασίας
• Ροή εργασιών διαδικασίας υπό όρους

Η ανάλυση της ακριβούς διαφοράς μεταξύ αυτών των τύπων μπορεί να είναι δύσκολη μερικές φορές, αλλά, όπως συμβαίνει με όλα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το σωστό εργαλείο για τη δουλειά.

Ροές εργασιών έργου είναι ο πιο απλοϊκός τύπος. Είναι γενικά μεμονωμένες ροές εργασίας που έχουν σχεδιαστεί για να διατηρούν ένα έργο σε καλό δρόμο, ώστε τα παραδοτέα να είναι στην ώρα τους, η λογοδοσία να είναι σαφής και η ομάδα σας να μην αντιμετωπίζει κανένα πρόβλημα.

Ίσως μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε τμήματα μιας ροής εργασίας έργου. Για παράδειγμα, η ομάδα περιεχομένου δημιουργεί πολλά κομμάτια περιεχομένου.

Κάθε ένα από αυτά είναι ένα μικρό έργο. Ανάλογα με διάφορους παράγοντες, τα ακριβή βήματα δεν είναι πάντα τα ίδια. Από τη συνολική διαδικασία είναι , ωστόσο, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ξανά τη ροή εργασιών δημιουργίας περιεχομένου για πράγματα όπως έρευνα, κριτικές και αιτήματα εικόνας.

Στη συνέχεια, έχετε το απλή ροή εργασίας διαδικασίας . Αυτός ο τύπος ροής εργασιών καλύπτει όλες τις προβλέψιμες, επαναλαμβανόμενες εργασίες σας. Η αποστολή τιμολογίου ή η έγκριση της άδειας είναι απλές ροές εργασίας.

Ό,τι κι αν γίνει: Τίποτα δεν αλλάζει. Η ροή εργασίας ακολουθεί ακριβώς τις ίδιες φορές με τον ίδιο ακριβώς τρόπο κάθε φορά που εκτελείται η ροή εργασίας.

Απλός.

Τέλος, υπάρχει το υπό όρους ροή εργασίας διαδικασίας . Αυτές οι ροές εργασίας χρησιμοποιούν μια μορφή αν τότε λογική για τη δομή της διαδικασίας.

Είναι το μυθιστόρημα ροών εργασιών Επιλέξτε τη δική σας περιπέτεια: Εάν θέλετε να εξερευνήσετε το μπουντρούμι, μεταβείτε στην εργασία 13. Εάν θέλετε να εξερευνήσετε την πόλη, μεταβείτε στην εργασία 22.

Στην οδό Process, την αναφέρουμε ως λογική υπό όρους, η οποία δημιουργεί μονοπάτια διακλάδωσης εντός της ίδιας ροής εργασίας. Είναι υπέροχο γιατί σημαίνει ότι για πράγματα όπως η είσοδος ή τα εισιτήρια βοήθειας χρειάζεστε μόνο μία ροή εργασίας για πολλές περιπτώσεις.

Η ροή εργασιών ενσωμάτωσης πελατών των Επεξεργαστών μισθοδοσίας είναι ένα τέλειο παράδειγμα του τι ακριβώς μπορεί να κάνει η υπό όρους λογική:

Πώς οι Επεξεργαστές Μισθοδοσίας χρησιμοποιούν τη Λογική υπό όρους της Process Street για την ενσωμάτωση πελατών

Βελτιστοποίηση ροής εργασιών

Βρήκα μια ανάρτηση στο LinkedIn πριν από λίγο καιρό που μιλούσε για επιχειρηματικά τσιτάτα και ορολογία. Αυτά τα τσιτάτα χωρίστηκαν σε δύο τύπους:

• Πολύ ασαφές για να περιγραφεί με οποιονδήποτε άλλο τρόπο (σκεφτείτε το δυναμικό και τις κοόρτες του)
• Τόσο προφανές ότι δεν χρειαζόταν να ειπωθούν (καινοτόμα, πελατοκεντρικά, κ.λπ.)

Η βελτιστοποίηση μοιάζει λίγο με αυτά τα τσιτάτα. Όλοι γνωρίζουμε τι σημαίνει βελτιστοποίηση στο λεξικό. Όλοι ξέρουμε ότι είναι καλό. Τα πράγματα είναι πάντα καλύτερα όταν βελτιστοποιούνται.

Τι σημαίνει όμως βελτιστοποίηση σε σχέση με μια ροή εργασίας; Τι είναι μια βελτιστοποιημένη ροή εργασίας και πώς την αποκτάτε;

Συνεχής βελτίωση

Η δημιουργία μιας ροής εργασίας είναι μόνο το πρώτο βήμα. Χωρίς την κατάλληλη προσοχή, οι ροές εργασίας μπορούν εύκολα να βαλτωθούν από αναποτελεσματικότητα και περιττές εργασίες.

Εκεί έρχεται η συνεχής βελτίωση. Ελέγχοντας περιοδικά τις ροές εργασίας σας, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι παραμένουν ενημερωμένες και ανταποκρίνονται στις ανάγκες σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να αποφασίσετε εάν πρέπει να κάνετε σταδιακές ή καινοτόμες αλλαγές στις διαδικασίες σας και στον τρόπο λειτουργίας των ροών εργασίας σας.

Οι σταδιακές αλλαγές είναι βασικά αυτό που ακούγονται: Μικρές τροποποιήσεις και βελτιώσεις που κάνετε όταν και όταν τις συναντάτε.

Οι πρωτοποριακές αλλαγές είναι μεγάλες αλλαγές που γίνονται συνήθως από μια ομαδική διαδικασία αναθεώρησης και λήψης αποφάσεων. Ενώ μπορεί να βρεθείτε να κάνετε σταδιακές αλλαγές αρκετά συχνά, αν κάνετε κυρίως πρωτοποριακές αλλαγές, πρέπει να επαναξιολογήσετε τη ροή εργασίας σας (και πιθανώς ακόμη και τη διαδικασία σας).

Το Six Sigma, το DMAIC, το lean και το kaizen είναι όλα πραγματικά χρήσιμα εργαλεία για την εφαρμογή συνεχών βελτιώσεων.

Αυτοματοποίηση ροής εργασιών

Ο αυτοματισμός είναι ο λόγος ύπαρξης μιας ροής εργασίας.

Οι ροές εργασίας λαμβάνουν όλες αυτές τις άγριες, διαισθητικές διαδικασίες και τις φέρνουν τάξη. Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι η αυτοματοποίηση είναι ενσωματωμένη στη ροή εργασίας - ή ακόμα και ότι κάθε ροή εργασίας χρειάζεται αυτοματισμό.

Μπερδεμένη ακόμα;.

Η αυτοματοποίηση ροής εργασιών είναι ο εντοπισμός των τμημάτων μιας διαδικασίας που μπορούν να γίνουν χωρίς μεγάλη - ή οποιαδήποτε - ανθρώπινη συμμετοχή.

Μερικά παραδείγματα πραγμάτων που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε είναι:

• Αποστολή τυποποιημένου email καλωσορίσματος
• Μεταφορά δεδομένων σε υπολογιστικό φύλλο
• Προσθήκη συμβάντος στο ημερολόγιό σας
• Επεξεργασία πληρωμής

Όλες αυτές είναι επαναλαμβανόμενες εργασίες που μπορεί να διαρκέσουν μόνο λίγα λεπτά από μόνες τους, αλλά αυτά τα λεπτά αθροίζονται.

Επιπλέον, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα ανθρώπινου λάθους. Σκεφτείτε το: Έχετε ώρες εισαγωγής δεδομένων μπροστά σας. Απλώς κάθεσαι εκεί, βάζοντας αριθμούς σε στήλες όλη μέρα με τον πιο ενθουσιασμό να είναι όταν ο Τόνι εμφανίστηκε με ντόνατς εκείνο το πρωί.

Ξεκινάς με καλές προθέσεις, αλλά σε ποιο σημείο πηγαίνεις με αυτόματο πιλότο; Σε ποιο σημείο χτυπάτε κατά λάθος ένα επιπλέον μηδέν και καταλήγετε να χρεώνετε έναν πελάτη 00 αντί για 0; Ή αντιστρόφως? Είναι και οι δύο κακοί.

Γι' αυτό αυτοματοποιείς.

Αφού προσδιορίσετε ποιες εργασίες θα αυτοματοποιηθούν, η εφαρμογή είναι αρκετά απλή. Με λογισμικό όπως το Zapier, μπορείτε να ρυθμίσετε ενσωματώσεις για να συνδέσετε έναν κανόνα σε μια εφαρμογή με ένα αποτέλεσμα σε μια άλλη.

Εισάγετε δεδομένα μία φορά. Αποστέλλεται σε όλα τα μέρη που χρειάζεται. Έχετε πλήρη ακρίβεια σε όλα τα κανάλια και σας κοστίζει μόνο ο χρόνος που χρειάζεται για να κάνετε κλικ σε ένα κουμπί.

Οφέλη από μια ροή εργασίας

Οι ροές εργασίας μειώνουν τα απόβλητα. Χαμένος χρόνος, χαμένος κόπος, χαμένοι πόροι.

Καθώς χαρτογραφείτε τις διαδικασίες σας, θα μπορείτε να προσδιορίσετε πού έχετε σημεία συμφόρησης και περιττές εργασίες. Μόλις μάθετε πού βρίσκονται, μπορείτε να τα εξαλείψετε. Τότε εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να εστιάσετε στις απαραίτητες εργασίες.

Οι ροές εργασίας είναι επίσης εξαιρετικές για επικοινωνία, υπευθυνότητα και διαφάνεια. Μια ροή εργασιών θα πρέπει να καθιστά σαφές ποιος είναι υπεύθυνος για τι και πότε πρέπει να ολοκληρωθεί ένα παραδοτέο. Δεν χρειάζεται να μικροδιαχειρίζεστε την ομάδα σας. Η ομάδα σας δεν χρειάζεται μικροδιαχείριση. Όλοι είναι πιο χαρούμενοι.

Δεδομένου ότι κάθε πτυχή μιας διαδικασίας τεκμηριώνεται στη ροή εργασίας, όλοι στην ομάδα έχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται όταν τις χρειάζονται. Η μείωση της κακής επικοινωνίας βελτιώνει την παραγωγικότητα – και αφήνει την ομάδα σας πολύ λιγότερο απογοητευμένη με τα καθήκοντά της και μεταξύ τους.

Προκλήσεις μιας ροής εργασίας

Οι ροές εργασίας χρειάζονται συνεχή προσοχή. Δεν μπορείτε απλά να φτιάξετε ένα και να περιμένετε να λειτουργεί τέλεια για πάντα. Πρέπει να το διατηρήσετε.

Η συντήρηση της ροής εργασίας μπορεί να είναι χρονοβόρα και περίπλοκη – ειδικά εάν δεν εφαρμόζετε τις αρχές συνεχούς βελτίωσης σας.

Αλλά η μη τακτική συντήρηση προκαλεί σοβαρά προβλήματα:

• Ανακριβείς εκτιμήσεις χρόνου/κόστους
• Λάθη κακής επικοινωνίας
• Παραλείποντας ή ξεχνάτε σημαντικά βήματα
• Οι εγκρίσεις εφαρμόζονται χωρίς δοκιμή - ή δεν εφαρμόζονται όταν χρειάζεται
• Δαπανηρά σημεία συμφόρησης

Σκεφτείτε μια ροή εργασίας σαν ένα αυτοκίνητο. Τα αυτοκίνητα είναι πραγματικά χρήσιμα και αποτελεσματικά. Συνήθως μπορείτε να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο οδηγώντας παρά περπατώντας.

καταμέτρηση λέξεων στα έγγραφα Google

Επιπλέον, δεν χρειάζεται να μεταφέρετε τα πάντα.

Αλλά τα αυτοκίνητα χρειάζονται έλεγχο. Μερικά είναι μικρά – νέα ελαστικά, αλλαγές λαδιών, δοκιμές εκπομπών ρύπων κ.λπ. Μερικές φορές πρέπει να επενδύσετε λίγο περισσότερο – όπως μια νέα ζώνη εκκίνησης ή ανεμιστήρα. Από μόνα τους, αυτά τα πράγματα δεν είναι πραγματικά μεγάλη υπόθεση.

Εάν έχετε μείνει ποτέ πολύ χωρίς αλλαγή λαδιού, όμως, γνωρίζετε ακριβώς πόσο σημαντική μπορεί να είναι η τακτική συντήρηση.

Εργαλεία λογισμικού ροής εργασίας και προμηθευτές

Εάν χρησιμοποιείτε τη ροή εργασιών Google (το οποίο κάνατε, προφανώς), θα δείτε ακριβώς πόσοι τύποι λογισμικού ροής εργασιών υπάρχουν εκεί έξω. Όταν μόλις ξεκινάτε με τις ροές εργασίας – που είστε – είναι δύσκολο να εντοπίσετε ποια προσφέρει ακριβώς αυτό που χρειάζεστε για την καλύτερη αξία.

Ακολουθούν λοιπόν μερικά από τα αγαπημένα μας εργαλεία δημιουργίας ροής εργασίας:

Airtable έτσι μένουμε οργανωμένοι. Με Airtable μπορείτε να ρυθμίσετε εξατομικευμένες προβολές, προσαρμοσμένους πίνακες kanban και να αυτοματοποιήσετε τα πάντα, από τη δημιουργία εγγραφής έως την αποστολή email.

κοιτάζω είναι το τέλειο εργαλείο για την περιγραφή της ροής εργασίας σας. κοιτάζω λειτουργεί σαν ένας συνεργατικός πίνακας όπου ολόκληρη η ομάδα σας – είτε απομακρυσμένη είτε αυτοπροσώπως – μπορεί να συνεργαστεί για να δημιουργήσει αυτό που χρειάζεστε.

Χαλαρότητα είναι ο παγκόσμιος κόμβος ανταλλαγής μηνυμάτων για σχεδόν κάθε ομάδα εκεί έξω. Και γιατί όχι? Χαλαρότητα ενσωματώνεται σχεδόν με όλες τις εφαρμογές με τις οποίες εργάζεστε. Μπορείτε να μεταβείτε σε κουβάρια, να εγγράψετε βίντεο και να μοιραστείτε αρχεία με όλους στην ομάδα σας – ή μόνο με έναν. Και υπάρχουν τα GIF. Σε ποιον δεν αρέσει ένα καλό GIF;

Οδός Διαδικασίας. Το ήξερες ότι ερχόταν, σωστά; Οι ροές εργασίας Process Street είναι ο κεντρικός πυρήνας για οτιδήποτε κάνουμε. Αιτήματα PTO, ενσωμάτωση, γραφείο βοήθειας, δημιουργία αυτής της σελίδας… Όλα γίνονται χρησιμοποιώντας μια ροή εργασίας. Και – είτε μέσω του Zapier είτε μέσω των Αυτοματισμών πρώτου κατασκευαστή μας – όλες αυτές οι ροές εργασίας μπορούν να συνδεθούν με το Slack, το Airtable και την υπόλοιπη σουίτα λογισμικού μας.

Πώς μοιάζει μια ροή εργασίας;

Αυτό είναι το περίγραμμα μιας διαδικασίας:

Συγκεκριμένα, αυτό είναι το περίγραμμα της διαδικασίας δημιουργίας περιεχομένου μας. Η ροή εργασίας για αυτήν τη διαδικασία έχει πολλά, πολλά περισσότερα βήματα, μια ποικιλία από μονοπάτια υπό όρους και πάρα πολλούς αυτοματισμούς.

Αλλά από εδώ ξεκίνησε. Οκτώ βήματα για να φτάσετε από την αρχή μιας εργασίας στη δημοσίευση.

Εάν ζητούσατε από κάποιον στην ομάδα περιεχομένου να περιγράψει αυτήν τη διαδικασία, είμαι πρόθυμος να στοιχηματίσω ότι δεν θα ήταν τόσο συνοπτικό ή τόσο συγκεκριμένο. Κάποια βήματα θα αναλυθούν, κάποια θα παραλείπονταν και η ίδια η περιγραφή θα ήταν πιθανώς αρκετά μη γραμμική.

Έτσι ακριβώς λειτουργεί ο εγκέφαλος των ανθρώπων. Γι' αυτό είναι σημαντικό να περιγράψετε τη διαδικασία σας πριν δημιουργήσετε τη ροή εργασίας.

Τώρα, καθένα από αυτά τα οκτώ βήματα γίνεται μια ενότητα μέσα σε μια ροή εργασίας. Στη συνέχεια αναλύουμε κάθε βήμα σε μεμονωμένες εργασίες.

Για παράδειγμα, στο πρώτο βήμα, το Writer λαμβάνει μια εργασία, οι εργασίες ροής εργασίας μοιάζουν κάπως έτσι:

1. Επιλέγεται το θέμα (Ρεκόρ Airtable που δημιουργείται μέσω Slack)
2. Ορίστηκε ημερομηνία λήξης (προστέθηκε στο ημερολόγιο μέσω της ροής εργασίας Process Street)
3. Ορίστηκε ημερομηνία δημοσίευσης (προστέθηκε στο ημερολόγιο μέσω ροής εργασιών)
4. Έχει εκχωρηθεί ο επεξεργαστής (η εγγραφή Airtable ενημερώνεται μέσω ροής εργασιών)
5. Ανατίθεται η ομάδα σχεδιασμού (το αρχείο Airtable δημιουργείται μέσω του Airtable)
6. Ο συγγραφέας λαμβάνει ανάθεση (ειδοποίηση που ελήφθη μέσω του Slack and Process Street)

Αυτές οι έξι εργασίες αναλύονται σε μία ενέργεια. Αυτό απλοποιεί τη διαδικασία και διασφαλίζει ότι τίποτα δεν θα μείνει έξω. Χωρίς αυτούς τους αυτοματισμούς, θα ήταν πολύ εύκολο να ορίσετε κατά λάθος μια ημερομηνία λήξης αλλά όχι την ημερομηνία δημοσίευσης.

Εάν αυτές οι ημερομηνίες καταχωρούνταν με μη αυτόματο τρόπο για όλους, κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να καταλήξει να εργάζεται προς διαφορετικές ημερομηνίες λήξης – κάτι που θα μπορούσε να προκαλέσει σημαντικά προβλήματα στη γραμμή.

Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις ροές εργασίας σας

Να θυμάστε ότι η ροή εργασίας είναι ένα εργαλείο. Είναι ένα χρήσιμο εργαλείο και ένα ευέλικτο εργαλείο, αλλά δεν μπορεί να κάνει τα πάντα.

Κατά τη δημιουργία της ροής εργασίας σας, πρέπει να έχετε σαφή κατανόηση της διαδικασίας στην οποία εργάζεστε και του αποτελέσματος που θέλετε να επιτύχετε. Προσδιορίστε ποιες εργασίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν και ποιες χρειάζονται μια πιο πρακτική προσέγγιση.

Το πιο σημαντικό, συνεχίστε να το εργάζεστε. Μια καλή ροή εργασίας αλλάζει συνεχώς επειδή η διαδικασία σας – και οι ανάγκες σας – θα αλλάζουν συνεχώς. Εάν κάτι στη ροή εργασίας σας έχει γίνει περιττό ή άσχετο, απαλλαγείτε από αυτό. Εάν προσθέσετε ένα νέο βήμα στη διαδικασία, φροντίστε να το προσθέσετε και στη ροή εργασίας σας.

Μια καλή ροή εργασίας θα πρέπει να κάνει την εργασία ευκολότερη, όχι πιο περίπλοκη.