Πώς να γράψετε μια πρόταση και να αποκτήσετε αυτό που θέλετε (δωρεάν πρότυπα)

Μια πρόταση έχει πολλούς διαφορετικούς σκοπούς, αλλά υπάρχει μόνο ένας καλός τρόπος για να γραφτεί: ο τρόπος που συγκεντρώνει όλες τις πληροφορίες με συνοπτικό και πειστικό τρόπο και σας βοηθά να αποκτήσετε αυτό που θέλετε… είτε πρόκειται για ένα εντελώς νέο σύστημα λογισμικού, ή απλώς μια προσαρμογή στη στρατηγική μάρκετινγκ σας.

Αυτό το άρθρο της Process Street δεν αφορά α επιχείρηση πρόταση — επίσης γνωστή ως απόσπασμα — αλλά αντί για το έγγραφο που απαιτείται κατά την επίσημη υποβολή μιας ιδέας για δράση και εκτέλεση από διευθυντές ή επικεφαλής τμημάτων .

Για να εξηγήσουμε πώς να γράψετε ένα έγγραφο πρότασης και να λάβετε αυτό που θέλετε, θα εξετάσουμε τα εξής:

• Δωρεάν πρότυπο σύνταξης πρότασης
• Πότε χρειάζονται προτάσεις;
• Γιατί είναι σημαντικές οι προτάσεις;
• Παραδείγματα προτάσεων
• Πώς να γράψετε μια πρόταση: βήμα προς βήμα
• Τελευταία βήματα πριν την υποβολή της πρότασης
• Περισσότερες δωρεάν λίστες ελέγχου σύνταξης προτάσεων
• Ακόμη περισσότερες δωρεάν λίστες ελέγχου σύνταξης προτάσεων
• Προσαρμόστε τις λίστες ελέγχου προτάσεών σας με την Process Street

Ας αρχίσουμε.

Δωρεάν πρότυπο σύνταξης πρότασης

Αν θέλετε να ρίξετε μια γρήγορη ματιά σε ένα δωρεάν διαδραστικό πρότυπο, που θα σας βοηθήσει να γράψετε τις προτάσεις σας αμέσως, μη διστάσετε να βουτήξετε κατευθείαν σε αυτό!

Σύνταξη πρότασης: Οδηγός βήμα προς βήμα

Υπάρχουν περισσότερα πρότυπα, όπως αυτό, πιο κάτω σε αυτήν την ανάρτηση, οπότε μείνετε εκεί.

Πότε χρειάζονται προτάσεις;

Οποιοδήποτε έργο δεν έχετε την άδεια ή την εξουσιοδότηση να ξεκινήσετε χωρίς την έγκριση ενός ανώτερου, πρέπει να υποβάλετε μια πρόταση.

Σύμφωνα με SSWM , μια πρόταση είναι μια λεπτομερής περιγραφή μιας σειράς δραστηριοτήτων που στοχεύουν στην επίλυση ενός συγκεκριμένου προβλήματος.

βήματα βελτιστοποίησης

Αυτό το πρόβλημα μπορεί να είναι οτιδήποτε, από:

• Βελτίωση της διαδικασίας
• Μείωση κόστους
• Μια νέα στρατηγική μάρκετινγκ

Εάν είναι μια ιδέα που πρέπει να ζητήσετε άδεια για να την εκτελέσετε ή για να αναλάβετε δράση, χρειάζεται μια πρόταση.

Γιατί είναι σημαντικές οι προτάσεις;

Μια πρόταση είναι ένας τρόπος για να βάλτε μια ιδέα και δηλώστε τις απαιτήσεις σας, επομένως είναι σημαντικό για τους επόπτες επειδή μπορούν να λαμβάνουν πληροφορίες γραπτώς (όχι τυχαία στο ασανσέρ) και να μπορούν να ενεργούν γνωρίζοντας τις πλήρεις συνέπειες της απόφασής τους.

Είναι επίσης μια ευκαιρία για εσάς να κάνετε ένα δομημένο, λογικό επιχείρημα και να καταθέσετε τα πάντα υπέρ της ιδέας σας. ΕΝΑ καλογραμμένη πρόταση δείχνει στον προϊστάμενό σας ότι ενδιαφέρεστε για την αιτία και δεν είναι απλώς μια ιδιοτροπία στη μέση της συνάντησης που ξεστόμισες.

Για να γράψετε μια κορυφαία πρόταση πρέπει να την εξετάσετε προσεκτικά πριν την παρουσιάσετε.

Παραδείγματα προτάσεων

Είναι ένα ευρύ θέμα, αλλά εξηγείται καλύτερα με παραδείγματα.

• Πρόταση για Βελτίωση Διαδικασιών
• Πρόταση για αντικατάσταση διακομιστή
• Πρόταση για εξοικονόμηση κόστους

Παρακάτω είναι ένα απλό παράδειγμα πρότασης με μερικές βασικές ενότητες.

Τώρα ας ρίξουμε μια ματιά στον τρόπο σύνταξης μιας πρότασης — είτε είναι τόσο απλή όσο η παραπάνω, είτε πιο περίπλοκη.

Πώς να γράψετε μια πρόταση: βήμα προς βήμα

Ακολουθεί η γενική δομή μιας πρότασης:

Όπως μπορείτε να δείτε, μια πρόταση αποτελείται γενικά από:

• Εισαγωγή : Μια σύντομη επισκόπηση του προβλήματος, της λύσης, του κόστους και των οφελών.
• Θέμα : Ο κύριος ορισμός του ζητήματος, συμπεριλαμβανομένου του θέματος, του σκοπού, του κύριου επιχειρήματος, των βασικών πληροφοριών και της σημασίας.
• Λύση : Ο κύριος ορισμός της λύσης, συμπεριλαμβανομένου του σχεδίου βήμα προς βήμα, των πλεονεκτημάτων και του τρόπου με τον οποίο θα ξεπεραστούν τα πιθανά εμπόδια.
• Προσόντα : Επισκόπηση του απαιτούμενου προσωπικού, εμπειρία.
• Συμπέρασμα σχετικά με το κόστος και τα οφέλη, και ολοκλήρωση : Ισορροπήστε το κόστος έναντι του οφέλους, ενισχύστε την άποψή σας για τελευταία φορά.

1. Προσδιορίστε και ορίστε τον αναγνώστη σας

Ακριβώς όπως με κάθε είδους πειθώ, βοηθάει αν καταλαβαίνετε πώς να απευθυνθείτε στο κοινό σας. Ποιος θα διαβάσει την πρότασή σας και θα αποφασίσει εάν γίνει αποδεκτή ή απόρριψη; Τι τους νοιάζει; Τι είδους γλώσσα και τι οφέλη θα είχαν απήχηση σε αυτούς; Αυτό είναι το πρώτο βήμα γιατί είναι σημαντικό να έχετε κατά νου καθώς προχωράτε και ως πληροφορίες που σας ενημερώνουν για τον τρόπο που γράφετε από εδώ και πέρα.

2. Καθορίστε το πρόβλημα που θα λύσει η πρότασή σας

ΠΟΥ : Ποιους θα επηρεάσει η πρόταση;

Τι : Ποιος είναι ο λόγος για να γράψετε αρχικά την πρόταση; Εξηγήστε την τρέχουσα κατάσταση και τα προβλήματα που την συνοδεύουν.

3. Ορίστε τη λύση

Πως : Πώς θα λύσετε το πρόβλημα; Εξηγήστε αναλυτικά βήμα προς βήμα.

ΠΟΥ : Προσδιορίστε το προσωπικό που χρειάζεστε, μαζί με την προηγούμενη εμπειρία τους για να προσθέσετε πειθώ στην πρόταση

4. Συμπέρασμα: κόστος, οφέλη και σύνοψη

Επαναλαμβάνω : Ο σκοπός και το κύριο επιχείρημα

Δικαστικά έξοδα : Αναλύστε το προβλεπόμενο κόστος για διάφορα στοιχεία του έργου

Οφέλη : Αναλύστε τα οφέλη για τον οργανισμό, νομισματικά και μη, για να πείσετε τον αναγνώστη ότι θα υπάρξει απόδοση της επένδυσης

Ευχαριστώ : Ευχαριστώ τον αναγνώστη για τον χρόνο του.

Στοιχεία επικοινωνίας : Πού μπορεί να έρθει σε επαφή ο αναγνώστης μαζί σας; Φροντίστε να είναι κρυστάλλινη για να κάνετε τις λεπτομέρειες εύκολα ανιχνεύσιμες.

Τελευταία βήματα πριν την υποβολή της πρότασης

Η καθαρή γραφή είναι ο καλύτερος σου φίλος όταν προσπαθείς να γράψεις πειστικά. Για το λόγο αυτό, υπάρχουν μερικοί έλεγχοι που πρέπει να κάνετε πριν υποβάλετε την πρότασή σας.

επιλέξτε όλες τις λέξεις συντόμευσης

Θυμηθείτε, ό,τι είναι ξεκάθαρο για εσάς μπορεί να μην είναι πάντα σαφές στους άλλους ανθρώπους.

1 .Ελέγξτε για ορολογία (μετά καταστρέψτε την)

Αν και η ορολογία είναι δημοφιλής στον επιχειρηματικό κόσμο, δεν μοιράζονται όλοι την ίδια αγάπη για αυτήν. Είναι όροι όπως το σωστό μέγεθος, ο μπλε ουρανός (ρήμα), το κλειδί στο χέρι και η συνέργεια. Μπορεί να σημαίνουν κάτι για εσάς ή να σας κάνουν να νιώθετε ευφυής, αλλά υπάρχουν απλούστερες εναλλακτικές που θα βοηθήσουν τους ανθρώπους να καταλάβουν τι εννοείτε!

2. Αλλάξτε την παθητική φωνή στην ενεργητική φωνή

Η παθητική φωνή είναι οριζεται ως :

Το ουσιαστικό ή η ονομαστική φράση που θα ήταν το αντικείμενο μιας ενεργητικής πρότασης (όπως τα στρατεύματά μας νίκησαν τον εχθρό) εμφανίζεται ως υποκείμενο μιας πρότασης με παθητική φωνή (π.χ. Ο εχθρός ηττήθηκε από τα στρατεύματά μας)..

Είναι ένας μακροσκελής τρόπος έκφρασης κάτι που θα μπορούσε να εκφραστεί με απλούς όρους:

Η παθητική φωνή ακούγεται απόμακρη και ακόμη και παραπλανητική, και, καθώς ο αναγνώστης μπορεί να σκέφτεται απλώς την πρότασή σας, δεν θέλετε να προσθέσετε επιπλέον λέξεις για να θολώσει την άποψή σας.

3. Διορθώστε την πρόταση

Εγκαταστήστε ένα εργαλείο όπως Γραμματικά και ελέγξτε την πρόταση σε ένα ηλεκτρονικό πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Η Grammarly θα καταφέρει να βρει οτιδήποτε είναι γραμματικά λανθασμένο και μερικές φορές ακόμη και να επισημάνει στιλιστικά φτωχές φράσεις. Η κακή ορθογραφία και γραμματική θα δυσφημήσουν μόνο την αξία αυτών που λέτε και θα μπορούσε να είναι ένα πρόβλημα που οδηγεί στην απόρριψη της πρότασής σας.

Περισσότερες δωρεάν λίστες ελέγχου σύνταξης προτάσεων

Όπως υποσχεθήκατε, ρίξτε μια ματιά στα παρακάτω πέντε πρότυπα που έχουν σχεδιαστεί από την ομάδα της Process Street — κατασκευαστές του καλύτερου λογισμικού απομακρυσμένης εργασίας για τις γύρω διαδικασίες — για να σας βοηθήσουν να γράψετε νικητήριες προτάσεις.

Διαδικασία λίστας ελέγχου προτύπου πρότασης

Αυτό το πρότυπο πρότασης είναι μια λίστα ελέγχου που θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί μαζί με το έγγραφο πρότασης που σκοπεύετε να υποβάλετε. Χρησιμοποιήστε το για να βεβαιωθείτε ότι έχουν ληφθεί υπόψη όλα τα στοιχεία, ότι η πρόταση περιέχει όλα όσα χρειάζεται και ότι πληροί όλες τις καθορισμένες απαιτήσεις.

Κάντε κλικ εδώ για πρόσβαση στη διαδικασία λίστας ελέγχου προτύπου πρότασης!

Λίστα ελέγχου προτύπου επιχειρηματικής πρότασης

Ανεξάρτητα από το αν η επιχειρηματική σας πρόταση είναι ζητηθείσα ή μη, χρησιμοποιήστε αυτήν τη λίστα ελέγχου προτύπου επιχειρηματικής πρότασης για να βεβαιωθείτε ότι συμπεριλαμβάνετε όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες στην πρότασή σας και καλύπτετε βασικούς τομείς όπως αυτοί το πρόβλημα που αντιμετωπίζει ο οργανισμός, η προτεινόμενη λύση, ο προϋπολογισμός και ένα κλειδί CTA.

Κάντε κλικ εδώ για να αποκτήσετε πρόσβαση στη λίστα ελέγχου προτύπου επιχειρηματικής πρότασης!

Πώς να γράψετε μια λίστα ελέγχου πρότασης επιχορήγησης

Χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο για να βεβαιωθείτε ότι η πρόταση επιχορήγησης περιλαμβάνει όλες τις σχετικές πληροφορίες, ότι περιέχει όλα όσα χρειάζεται και ότι πληροί όλες τις δηλωμένες απαιτήσεις RFP.

Κάντε κλικ εδώ για να αποκτήσετε πρόσβαση στη λίστα ελέγχου Πώς να γράψετε μια πρόταση επιχορήγησης!

Λίστα ελέγχου παραδείγματος ερευνητικής πρότασης

Χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο για να πείσετε άλλους ότι έχετε ένα αξιόλογο ερευνητικό έργο και ότι έχετε την ικανότητα και το σχέδιο εργασίας για να το ολοκληρώσετε.

Κάντε κλικ εδώ για να αποκτήσετε πρόσβαση στη λίστα ελέγχου παραδείγματος ερευνητικής πρότασης!

Λίστα ελέγχου προτύπου πρότασης έργου

Χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο, μαζί με το έγγραφο πρότασης που σκοπεύετε να υποβάλετε, για να ορίσετε το όραμα του έργου, να καθορίσετε τις απαιτήσεις του έργου, να περιγράψετε τα παραδοτέα και να καθορίσετε τις προθεσμίες.

Κάντε κλικ εδώ για πρόσβαση στη λίστα ελέγχου προτύπου πρότασης έργου!

Ακόμη περισσότερες δωρεάν λίστες ελέγχου σύνταξης προτάσεων

Αν ψάχνετε για περισσότερη έμπνευση, δώστε και σε αυτά τα εναλλακτικά πρότυπα γραφής προτάσεων.

• Λίστα ελέγχου προτύπου πρότασης προσφοράς
• Πρότυπο πρότασης προϋπολογισμού
• Λίστα ελέγχου προτύπων πρότασης κατασκευής
• Λίστα ελέγχου προτύπου πρότασης συμβουλευτικής
• Πρότυπο Πρότασης Συνέχειας Έργου
• Λίστα ελέγχου προτύπου πρότασης αναδόχου
• Λίστα ελέγχου προτύπου πρότασης εκδήλωσης
• Λίστα ελέγχου προτύπων πρότασης μάρκετινγκ
• Πρότυπο πρότασης έργου
• Πρότυπο πρότασης έργου ανανέωσης
• Λίστα ελέγχου μορφής απλής πρότασης
• Λίστα ελέγχου προτύπου πρότασης χορηγίας
• Συμπληρωματικό Πρότυπο Πρότασης Έργου
• Λίστα ελέγχου προτύπου πρότασης ιστότοπου

Προσαρμόστε τις λίστες ελέγχου προτάσεών σας με την Process Street

Εάν τα παραπάνω πρότυπα δεν ταιριάζουν απόλυτα με την εταιρεία, τον κλάδο ή το έγγραφο πρότασης που γράφετε, μην ανησυχείτε!

Process Street στη διάσωση!

Process Street είναι εξαιρετικά ισχυρές λίστες ελέγχου . Είμαστε μια υπερ-φορτισμένη, τελευταίας τεχνολογίας πλατφόρμα BPM SaaS που σας επιτρέπει να δημιουργείτε πρότυπα και να εκτελείτε μεμονωμένες λίστες ελέγχου από αυτά. Μπορείτε να ελέγχετε τις εργασίες καθώς τις εκτελείτε, να ορίζετε προθεσμίες, να ζητάτε εγκρίσεις, να αναθέτετε διάφορες εργασίες και να εργάζεστε με ευκολία στις ροές εργασιών των προτάσεών σας.

Δείτε αυτό για να πάρετε μια ιδέα για το ποιοι είμαστε και τι κάνουμε:

Για να σας βοηθήσουμε να προσαρμόσετε το πρότυπο γραφής της πρότασής σας και να διευκολύνετε τη σύνταξη της πρότασής σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλους αυτούς τους διαφορετικούς τύπους λειτουργιών Process Street:

μετατρέψτε τα έγγραφα Google σε word

• Διακοπή εργασιών
• Δυναμικές ημερομηνίες λήξης
• Άδειες εργασιών
• Λογική υπό όρους
• Εργασίες έγκρισης
• Ενσωμάτωση γραφικού στοιχείου
• Αναθέσεις ρόλων

Μπορείτε επίσης να συνδέσετε τα πρότυπά σας με χιλιάδες εφαρμογές μέσω Ζάπιερ , webhook ή πρόσβαση στο API για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών και των ροών εργασίας των προτάσεών σας.

Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την αυτοματοποίηση διαδικασιών, το τι σημαίνει και τα οφέλη που μπορεί να προσφέρει στην επιχείρησή σας, παρακολουθήστε αυτό το διαδικτυακό σεμινάριο της Process Street για την αυτοματοποίηση:

Θυμηθείτε, εάν θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε οποιεσδήποτε από τις λίστες ελέγχου σύνταξης προτάσεών μας, απλώς κάντε κλικ στους παραπάνω συνδέσμους και θα προστεθούν στον λογαριασμό σας στο Process Street, όπου μπορείτε να τις χρησιμοποιείτε ξανά και ξανά. Ή, εάν δεν έχετε εγγραφεί ακόμη για λογαριασμό Process Street, Κάντε κλικ ΕΔΩ και ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σας.

Σας βοήθησε αυτός ο οδηγός; Θα ήθελα πολύ να το ακούσω στα σχόλια.