Τι είναι μια Διαδικασία; Ένας μη βαρετός οδηγός για τακτικά άτομα

Οι διαδικασίες είναι πολύ πιο ενδιαφέρουσες από ό,τι φαντάζεστε αρχικά. Αυτό δεν είναι κάποιο είδος αστείου - είναι ενδιαφέροντα, το ορκίζομαι. Τι είναι όμως μια διαδικασία;

Αν και είναι ορίζεται όπως και μια συλλογή αλληλένδετων εργασιών που ξεκινούν ως απάντηση σε ένα γεγονός που επιτυγχάνει ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα , υπάρχει μια μικρή ιστορία που μας βοηθά να ξεπεράσουμε τα εταιρικά ηρεμιστικά και να κατανοήσουμε τι είναι μια διαδικασία και γιατί οι διαδικασίες έχουν σημασία .

Αρχικά, μερικά παραδείγματα διαδικασιών:

• Καθαρισμός του καταστήματος
• Εύρεση διεύθυνσης email
• Ανάπτυξη λογισμικού
• Δημιουργία προφίλ πελατών
• Ενσωμάτωση νέου υπαλλήλου
• Προγραμματισμός γάμου

Αλλά γιατί είναι αυτές οι διαδικασίες; Γιατί δεν είναι απλώς δουλειές που πρέπει να γίνουν; Το θέμα είναι ότι όταν επισημοποιείτε μια διαδικασία, σκέφτεστε τη ροή εργασίας έχοντας κατά νου την παραγωγικότητα και διευκολύνει την εκτέλεση και τη βελτιστοποίηση.

αυτόματη αποθήκευση στο word

Η πρώτη επιχειρηματική διαδικασία

Ο παλαιότερος γνωστός ορισμός μιας επιχειρηματικής διαδικασίας προέρχεται από τον Σκωτσέζο οικονομολόγο Άνταμ Σμιθ . Αναλύοντας την ιδέα του στα πιο απλά στοιχεία, το 1776 περιγράφεται μια επιχειρηματική διαδικασία σε ένα εργοστάσιο θεωρητικών καρφιτσών, που περιλαμβάνει 18 ξεχωριστά άτομα για την κατασκευή μιας καρφίτσας:

Ένας άντρας βγάζει το σύρμα, ένας άλλος το ισιώνει, ένας τρίτος το κόβει, ένας τέταρτος το δείχνει, ένας πέμπτος το αλέθει στην κορυφή για να δεχτεί το κεφάλι: για να φτιάξεις το κεφάλι απαιτούνται δύο ή τρεις διαφορετικές λειτουργίες: για να το φορέσεις είναι μια συγκεκριμένη δουλειά, το να λευκαίνεις τις καρφίτσες είναι μια άλλη… και η σημαντική δουλειά της κατασκευής καρφίτσας χωρίζεται, με αυτόν τον τρόπο, σε περίπου δεκαοκτώ διακριτές λειτουργίες, οι οποίες σε ορισμένα εργοστάσια εκτελούνται όλες από διαφορετικά χέρια, αν και σε άλλα ο ίδιος άνθρωπος κάποτε θα εκτελέστε δύο ή τρεις από αυτές.

Γιατί πρέπει να μας ενδιαφέρει πόσοι άνθρωποι χρειάζονται να κάνουν τις καρφίτσες ή πόσα βήματα είναι στη διαδικασία; Λοιπόν, ο Smith το βρήκε Με τη δημιουργία μιας διαδικασίας και την ανάθεση των βημάτων σε μεμονωμένους ειδικούς, η παραγωγικότητα αυξήθηκε 24.000% .

Η λειτουργία ενός εργοστασίου καρφίτσας του 18ου αιώνα και η εικόνα που ενέπνευσε τον Άνταμ Σμιθ να γράψει τον πρώτο ορισμό μιας επιχειρηματικής διαδικασίας.

Χρησιμοποιώντας διαδικασίες για να λειτουργήσει 5 φορές πιο γρήγορα

Μια διαδικασία είναι απαραίτητη για τον καταμερισμό της εργασίας, επειδή το καθήκον δεν είναι πλέον μόνο στο κεφάλι ενός ατόμου.

Ο μηχανικός ακίδων πλήρους στοίβας μπορεί να είναι καλός για να γράψει τη διαδικασία, αλλά δεν θα πρέπει να την εκτελεί μόνος από την αρχή μέχρι το τέλος — η δουλειά είναι 240 φορές πιο αποτελεσματική όταν χωρίζεται σε ειδικούς καρφιτσών: το άτομο που κόβει καλώδια καρφίτσας όλη μέρα είναι λιγότερο λάθη από τον τεχνίτη σόλο καρφίτσα. Ας σταματήσουμε να μιλάμε για καρφίτσες.

Ένα χειμωνιάτικο πρωινό του 1907, Χενρυ Φορντ πήρε τον Charles E. Sorensen να Εργοστάσιο Piquette Avenue , ένα άδειο κτίριο στο Ντιτρόιτ που θα γινόταν η γενέτειρα του πρώτου προσιτού αυτοκινήτου μαζικής παραγωγής της Αμερικής. Θα ξεκινήσουμε μια εντελώς νέα δουλειά, είπε στον επικεφαλής της παραγωγής.

Το εργοστάσιο Piquette Avenue στο Ντιτρόιτ του Μίσιγκαν. Ο ιστότοπος της εφαρμογής της επιχειρηματικής διαδικασίας με τη μεγαλύτερη επιρροή στον κόσμο.

Ο Ford εξήγησε την ιδέα του για μια νέα διαδικασία. Αντί ένας τεχνίτης να δημιουργήσει ένα προϊόν μόνος του, όλοι διδάχτηκαν να κάνουν μία από τις 84 απλές, επαναλαμβανόμενες δουλειές. Με αυτή τη νέα προσέγγιση στις διαδικασίες, η Ford μείωσε τον χρόνο κατασκευής του Μοντέλο Τ από 12,5 ώρες σε 2,5 ώρες.

Δεν ήταν μόνο ένας θρίαμβος για τον τραπεζικό λογαριασμό της Ford, ήταν μια από τις πιο επαναστατικές στιγμές που συνέβη ποτέ, όχι μόνο στην ιστορία των αυτοκινήτων ή της κατασκευής, αλλά σε ολόκληρη την ιστορία των επιχειρήσεων.

Οι τρεις τύποι διαδικασιών που χρειάζεται κάθε επιχείρηση

Ξέρεις ότι Οι διεργασίες είναι ένα σύνολο λογικών εντολών που πρέπει να εκτελεστούν από την αρχή μέχρι το τέλος , αλλά ξέρατε ότι υπάρχουν τρεις τύποι διεργασιών; Αυτά είναι:

• Διαδικασίες διαχείρισης
• Λειτουργικές διαδικασίες
• Υποστηρικτικές διαδικασίες

Διαδικασίες Διαχείρισης

Οι διαδικασίες διαχείρισης δεν είναι τόσο εστιασμένες στο λέιζερ στην ανάληψη μιας εργασίας από την αρχή μέχρι το τέλος όσο εστιάζονται στον σχεδιασμό και την προβολή του μέλλοντος των λειτουργιών της εταιρείας.

Ένα παράδειγμα μιας διαδικασίας διαχείρισης μπορεί να είναι ένας Διευθύνων Σύμβουλος που σχεδιάζει πώς να οργανώσει καλύτερα τον χρόνο και την ενέργεια της ομάδας μάρκετινγκ για μια εκστρατεία έναρξης δημοσίων σχέσεων. Το μέρος της διαδικασίας θα είναι η κατανομή πόρων, ο καθορισμός χρονικών πλαισίων και ο έλεγχος ότι τα συστήματα είναι στη θέση τους και βελτιστοποιημένα.

Λειτουργικές Διαδικασίες

Οι λειτουργικές διαδικασίες αφορούν τη βασική επιχειρηματική σας διαδικασία. Εάν είστε εταιρεία μπλουζών, μία από τις βασικές επιχειρησιακές σας διαδικασίες είναι η λήψη παραγγελιών μέσω τηλεφώνου. Ένα άλλο θα ήταν να βγάζετε τα κατασκευασμένα μπλουζάκια για να σταλούν.

πώς να διαγράψετε ένα έγγραφο word από το office 365

Ό,τι κι αν κάνει η επιχείρησή σας στον πυρήνα της, θα πρέπει να υπάρχουν στεγανές διαδικασίες που θα κάνουν την επιχείρησή σας επεκτάσιμη και αποτελεσματική.

Υποστηρικτικές Διαδικασίες

Έκπληξη – οι υποστηρικτικές διαδικασίες υποστηρίζουν τις διαδικασίες διαχείρισης και λειτουργίας. Η εταιρεία βασίζεται σε αυτές τις διαδικασίες για να στηρίξει το σχεδίαση και πράξη μέρη της επιχείρησης. Είναι διαδικασίες όπως τεχνική υποστήριξη, επιβίβαση υπαλλήλου ή πρόσληψη ασκούμενου.

Αν και αυτά δεν είναι αυτά που κάνει η εταιρεία για να βγάλει χρήματα, διευκολύνουν την κύρια ροή εσόδων και την καθιστούν έτσι ώστε οι διαδικασίες διαχείρισης να έχουν κάτι να διαχειριστούν και οι λειτουργικές διαδικασίες να είναι όσο το δυνατόν πιο απαλλαγμένες από τριβές.

Η ανατομία μιας διαδικασίας

Όταν μια διαδικασία τεκμηριώνεται σε χαρτί (ή ελπίζουμε, ψηφιακά), γίνεται με τη μορφή ενός τυπικού εγγράφου διαδικασίας λειτουργίας. Αν και δεν είναι το είδος των πραγμάτων που θα έπρεπε να διαβάσετε σε μια πτήση 18 ωρών, κάνουν τις διαδικασίες πολύ πιο εύκολη στην κατανόηση, τη διανομή, τη διδασκαλία και τη βελτιστοποίηση.

Ένα SOP μπορεί να περιέχει:

• Μια κεφαλίδα με τον τίτλο, την ημερομηνία, τον συγγραφέα και το αναγνωριστικό
• Μια λίστα με οδηγίες βήμα προς βήμα
• Η ομάδα ή το άτομο που είναι υπεύθυνο για την εκτέλεση κάθε εργασίας
• Οι πόροι (εξοπλισμός, χρήματα, χρόνος, ομάδες υποστήριξης) που θα χρειαστεί ο χρήστης
• Παραπομπές σε άλλα SOP

Συνήθως, οι επιχειρήσεις και οι κρατικοί φορείς θα δημιουργήσουν περίπλοκη τεκμηρίωση SOP. Κάντε κλικ εδώ για παράδειγμα εισαγωγικού εγγράφου σε ένα σύνολο SOPs που δημιουργήθηκαν από την General Electric για υπαλλήλους που εργάζονται με ελεγχόμενα συστήματα UNICORN. Θα παρατηρήσετε ότι υπάρχει ένας πίνακας με κωδικούς αριθμούς και ονομασίες SOP καθώς και επεξηγήσεις ορολογίας.

Λάβετε ένα απόσπασμα από ένα πραγματικό SOP για την αγορά ενός οχήματος εδώ . Και πάλι, είναι πολύ λεπτομερές και χρησιμοποιεί το ίδιο στυλ που χρησιμοποιούν πολλές επιχειρήσεις για να βεβαιωθούν ότι το SOP είναι στεγανό.

… Αλλά μερικές φορές, ένα SOP δεν θα είναι τόσο περίπλοκο.

Οι μικρότερες εταιρείες γράφουν αποτελεσματικές διαδικασίες που απλώς κάνουν τη δουλειά και υπάρχει λιγότερη ανάγκη για συγγραφέα και αναγνωριστικό SOP, όταν είναι γραμμένες με λογισμικό SOP που θα τις δημιουργήσει χειροκίνητα. Το ίδιο ισχύει και για την ενότητα των αναφορών, η οποία γίνεται πλέον με υπερσυνδέσμους. Παρακάτω είναι ένα απλό SOP που δημιουργήθηκε από την Process Street:

Οι διαδικασίες των προβλημάτων λύνουν

Στο The Checklist Manifesto — ένα βιβλίο που δεν μπορούμε να σταματήσουμε να μιλάμε σχετικά με — Ο Atul Gawande μιλάει για το πώς εφάρμοσε μια διαδικασία ασφάλειας στο νοσοκομείο Johns Hopkins.

Φαινόταν απλό και δεν ήταν τόσο ωραίο όσο οι άλλες ιδέες που είχαν, όπως η ρομποτική χειρουργική. Αλλά στην πραγματικότητα ήταν το πιο αποτελεσματικό εργαλείο που θα μπορούσε να εφαρμοστεί, και ήταν απλώς ένα φύλλο χαρτιού.

Σε έρευνα μετά την εφαρμογή της λίστας ελέγχου, το 78% του ιατρικού προσωπικού στο νοσοκομείο είπε ότι παρατήρησε ότι η λίστα ελέγχου αποτρέπει ένα σφάλμα. Και, η απόλυτη απόδειξη: το 93% των χειρουργών θα ήθελε να χρησιμοποιηθεί η λίστα ελέγχου σε αυτούς εάν βρίσκονταν στο χειρουργείο και υποβαλλόταν σε χειρουργική επέμβαση.

Αυτή είναι η διαδικασία:

Αυτό το επόμενο παράδειγμα είναι πιο απτό, καταστροφικό.

Το πρωί της πιο ζεστής ημέρας του χρόνου - της 17ης Ιουλίου 1865 - δύο τρένα γεμάτα κυρίως παιδιά συγκρούστηκαν στο Whitemarsh Township της Πενσυλβάνια, σκοτώνοντας περίπου 60 και τραυματίζοντας πάνω από 100.

Ένας πίνακας του Μεγάλου Ναυαγίου Τρένου του 1856 από έναν άγνωστο καλλιτέχνη

Η αιτία? Η Wikipedia το έχει παρατίθενται ως «ανθρώπινο λάθος».

Τα τρένα τραβούσαν πολύ περισσότερα βαγόνια από αυτά που μπορούσαν να αντέξουν, πράγμα που σημαίνει ότι οι οδηγοί έπρεπε να σταματούν περιοδικά για να ανακτήσουν την πίεση του κινητήρα που χρειάζονταν για να συνεχίσουν. Με αυτή την ακανόνιστη συμπεριφορά, το τρένο δεν ήταν εντός προγράμματος και δεν το κοινοποίησε στους γύρω σταθμούς.

Ο οδηγός σκέφτηκε ότι μπορούσε να αναπληρώσει τον χαμένο χρόνο και να μείνει στο χρονοδιάγραμμα, γι' αυτό πυροβόλησε τον κινητήρα, ακολουθώντας μια εναλλακτική πίστα και νομίζοντας ότι θα ήταν μακριά από το Αραμίνγκο , ένα άλλο τρένο που βγαίνει από το Wissahickon περίπου την ίδια ώρα.

Σε μια τυφλή στροφή, οι λέβητες των δύο τρένων προσέκρουσαν και προκάλεσαν μια έκρηξη που ακούστηκε έως και 5 μίλια μακριά. Τα τρία βαγόνια που ήταν πιο κοντά στους λέβητες έγιναν θραύσματα και τα υπόλοιπα πήραν φωτιά και εκτροχιάστηκαν.

Απενεργοποίηση αναζήτησης bing στα παράθυρα 10

Ως απάντηση σε αυτή την καταστροφή, Σιδηρόδρομος της Βόρειας Πενσυλβάνια προσάρμοσαν τις διαδικασίες τους. Αποφάσισαν ότι δύο τρένα που ταξιδεύουν προς δύο κατευθύνσεις δεν θα μοιράζονται την ίδια γραμμή και η τηλεγραφική επικοινωνία με κοντινούς σταθμούς έγινε υποχρεωτική.

Χρήση διαδικασιών στην επιχείρησή σας

Στις μέρες μας, οι επιχειρήσεις δεν περιμένουν (συνήθως) μέχρι να συμβεί μια καταστροφική αποτυχία πριν σκεφτούν τις διαδικασίες. Εάν δεν χρησιμοποιείτε επίσημα διαδικασίες, δεν είναι ποτέ πολύ νωρίς.

Αποκτήστε έναν δωρεάν λογαριασμό Process Street και ξεκινήστε να δημιουργείτε διαδικασίες, να συστηματοποιείτε την επιχείρησή σας και να κατανέμετε εργασίες. Όπως είδαμε, οι διαδικασίες μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα κατά 24.000%.

Παίρνω Ο Πλήρης Οδηγός Διαχείρισης Επιχειρηματικών Διαδικασιών

Η ομάδα σας χάνει προθεσμίες λόγω αβέβαιων ευθυνών;

Χρειάζονται πολύς χρόνος για να επιβιβαστούν και να εκπαιδευτούν οι νέοι υπάλληλοι;

Οι εταιρείες που εφαρμόζουν διαδικασίες έχουν 280% υψηλότερο ποσοστό επιτυχίας για τα έργα τους (95%) έναντι εκείνων που δεν το κάνουν (25%).

Ξεκινήστε να μειώνετε το κόστος σε λιγότερο από μια εβδομάδα συστηματοποιώντας τη δουλειά της ομάδας σας, σπάζοντας τα σημεία συμφόρησης και εξαλείφοντας τον χαμένο χρόνο και προσπάθεια.

Τι υπάρχει στο βιβλίο;

• Τι είναι μια Διαδικασία; Ένας μη βαρετός οδηγός για τακτικά άτομα
• Πώς οι διαδικασίες προστατεύουν την επιχείρησή σας από κατάρρευση και καύση
• Γιατί η κανονικοποίηση της απόκλισης βλάπτει την εταιρεία σας
• Τι είναι η Διαχείριση Επιχειρηματικών Διαδικασιών; Μια πραγματικά απλή εισαγωγή
• Ανάλυση επιχειρηματικής διαδικασίας (χωρίς το χασμουρητό που σπάει το σαγόνι)
• Γιατί πρέπει να ασχοληθείτε με τη μοντελοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών
• Πώς να μεταβείτε σε λογισμικό BPM όταν χρησιμοποιείτε απλώς χαρτί
• Ανασχεδιασμός Επιχειρηματικών Διαδικασιών: Τι να κάνετε εάν η επιχείρησή σας αποτυγχάνει
• Είναι η εξωτερική ανάθεση επιχειρηματικών διαδικασιών σχετική με τη μικρή επιχείρησή σας;